La familia o tipo de producto es el mayor nivel de definición y agrupación de un grupo de bienes o servicios como: bloques, tablas, losas, encimeras, trabajos, labores, suministros, etc. Es la primera y más importante clasificación, pues califica completamente el artículo y define el funcionamiento y características del grupo.
Rogamos presten especial atención a su configuración, ya que los artículos creados de esta familia heredarán sus propiedades. Si se he detectado un error en su configuración inicial, se pretende borrar / cambiar algún parámetro y ya se han creado artículos de esta familia, el sistema no dejará modificarlo. Un error común es el tipo de familia creado. Si se ha elegido un tipo de familia y posteriormente se quiere cambiar, el sistema no lo permite. La solución es borrarla y crearla de nuevo, pero como hemos comentado anteriormente, si se han creado artículos de esta familia, el sistema no dejará borrarla a no ser que se borren previamente los artículos creados y las características asociadas a esta familia.
Los valores que introducimos aquí los heredarán todos los artículos que pertenezcan a la familia aquí definida (2 primeros dígitos).
Antes de definir las familias, tenemos que haber completado la siguiente información:
- Guías Contables: Donde se definen las cuentas del PGC donde se contabilizarán los artículos. Esta propiedad se podrá editar en cada artículo.
- Grupos de IVA: Normal, reducido y super-reducido (Vigentes en España en 2016)
- Unidad de medida: Todos los artículos de la familia tienen la misma unidad de medida, M2, M3, UD, etc.
La información de la familia se distribuye en 4 pestañas: General, Stock, Validaciones y Orden de generación de la descripción.
Pestaña «General»
El código de familia son dos dígitos alfanuméricos, puede utilizar lo que más le convenga por ejemplo «TB» ó «23» pero el usar numéricos le puede dar mayor velocidad al escribir los más frecuentes.
Las descripciones se introducen en los dos idiomas de la aplicación y la corta.
La guía contable es el conjunto de cuentas dónde se contabilizarán los artículos de las facturas de compra o venta. Se puede cambiar para determinados artículos, Incluso puede haber familias cuyos artículos se contabilicen en cuentas diferentes, en este caso dejaremos en blanco este campo y ya se definirá en el artículo. En el caso de todos los artículos propios de negocio (bloques, tablas..) como usualmente se contabilizan siempre en las mismas cuentas lo informaremos aquí.
El grupo de IVA (Tipos de IVA vigentes) es el que corresponde normalmente a la familia, si van a crearse artículos de la misma familia con distintos grupos de IVA puede dejarse en blanco y completarse en el artículo.
Si se va a realizar una importación de artículos desde la versión Marfil Classic ú otro programa externo, obligatoriamente debemos de indicárselo, de lo contrario dará error la importación ya que el artículo debe de llevar un tipo de IVA.
El tipo de familia admite 4 valores: Tabla, Bloque, General y Libre. Los dos primeros tienen un tratamiento del stock unitario aunque su unidad de medida sea M2 ó M3 (es decir la cantidad de piezas siempre será=1). Para el resto de productos del sector de la piedra, seleccionaremos “General”, tales como losa, rodapié etc… Para artículos que no tengan espesor ni acabado (material y característica son opcionales, utilizaremos «Libre». Los 3 primeros tipos de familia, son las habituales que se formarán con el configurador. Las familias de artículos «Libres» se usarán para repuestos, utillajes, embalajes y para implantaciones del programa en otros sectores distintos del de la piedra natural.
La unidad de medida probablemente sea el parámetro más importante de todos pues indica en que unidad se vende y compra el producto y cómo será su movimiento de stock asociado
Las propiedades “Permite editar Largo, Ancho y Grueso”, las obtendrán los artículos, aunque podrán modificarse allí si se considera oportuno. Por ejemplo, podemos definir la familia de losas como que se “Permite Editar el largo y el ancho” para poder crear algún artículo de losa de medidas no estándar, pero al crear un artículo losa de 30x30x2, cambiaremos los parámetros que vienen de la familia a no permitir editar las medidas puesto que califican completamente el producto y no se deben editar, lo que sin duda ayudará a evitar errores.
Una vez creada una familia, hay campos que ya no se pueden modificar, (código, unidad de medida, tipo de familia) por lo que debe tomarse su tiempo y cualificar bien desde un primer momento.
El campo stock sólo puede editarse en las familias del tipo «General» o «Libre» , no obstante, debe tener muy en cuenta que cambiar el campo gestión de stock de la familia cuando ésta ya tiene artículos creados NO LOS MODIFICARA. Empezará a aplicarse a los artículos que se creen desde entonces. Esta opción se permite para que pueda ir implementando la gestión de stock en las familias de productos según se va familiarizando con la aplicación. Recordamos además que siempre podrá usar artículos con gestión de stock en documentos «No de stock»
Pestaña «Stock»
Aquí definimos si la familia lleva o no gestión de stock, familias como trabajos obviamente no llevarán.
En las familias del tipo Bloque o Tabla, la Gestión de stock y Gestión de lote son obligatorias y no se pueden cambiar, tampoco se permite el stock negativo cuando se utiliza la gestión de lote.
Para los artículos del tipo General, la Gestión de lotes puede ser:
Sin Gestión – Lote Opcional – Lote Obligatorio
El stock negativo sólo se permite cuando no hay gestión de lote.
Lote fraccionable: En las familias como las losas en las que hay una cantidad de piezas en un lote, este parámetro controla si se puede vender una parte o hay que entregar el lote entero. Tablas y bloques obviamente nunca son fraccionables.
Contador de lotes: Formato y numerador del lote que se utilizará en el stock. Se define en “Contadores de lotes”
Existencias mínimas y máximas: Valor mínimo y máximo (en metros o número de piezas) que Marfil considera como el mínimo y máximo stock de seguridad. Esta funcionalidad es más propia del artículo que de la familia, pero si tiene alguna en la que en toda la familia su stock de seguridad sea el mismo, puede definirlo aquí.
Visible en la web. Es un parámetro que muestra u oculta el stock de ese artículo a las conexiones de usuario-cliente. Si decidimos dar acceso a clientes a consultar nuestro stock, sólo se mostrarán los artículos marcados como visibles. No es deseable por ejemplo mostrar nuestro stock de consumibles o de algunos productos.
Artículo de negocio es un simple filtro de propósito estadístico.
Pestaña «Validaciones»
Las validaciones indican si el segmento del artículo debe existir obligatoriamente en su fichero auxiliar (Materiales, Características, Grosores, Acabados), En las familias de los tipos «Bloque», «Tabla» y «General» las 4 validaciones son obligatorias. En los artículos del tipo «Libres» No se validan ni los segmentos «Espesor» ni «Acabado». Material y Características son opcionales.
Validar dimensiones: Aquí se indican las dimensiones (largo, ancho, grueso/alto) mínimas y máximas que deben tener los artículos que pertenezcan a esta familia, se validarán en todos los documentos y no se podrá introducir una línea fuera de los rangos aquí establecidos. Esta función es especialmente útil para evitar errores al teclear, por ejemplo, introducir una tabla de 23 metros en lugar de 2,3.
**NOTA**. Si el «check» está marcado y en los campos indica la cantidad «0», cuando se vaya a introducir una línea en el documento presupuesto, pedido ó albarán, cuando ésta se vaya a guardar, el sistema validará y se observará en la línea del documento lo siguiente
Finalmente, indicamos para los dos idiomas y la abreviada el orden en que se generará la descripción.
Marfil monta la descripción de un artículo en base a las descripciones de los 5 segmentos (Familia, Material, Características, Espesor y Acabado + la descripción de la familia de material) El orden en que se irán sumando esas descripciones individuales es lo que definimos aquí. Tiene gran utilidad puesto que en inglés por ejemplo se pone delante el adjetivo “Polished slabs” que en castellano decimos “Tablas pulidas”.