Para dar de alta un cliente nuevo podemos utilizar unos comandos que nos llevarán al siguiente registro libre ó al primer registro libre que encuentre.

Si utilizamos la secuencia 430.* nos creará un nuevo registro a partir del último creado. No tenemos que ir a buscar en la lista de clientes el último número para dar de alta el nuevo registro.

Si utilizamos la secuencia 430.- nos creará un registro nuevo en el primer registro libre que encuentre. Ésta función es muy útil para evitar dejar huecos.

La información de clientes de desglosa en  8 pestañas.

Como ya hemos indicado, la pestaña general es común para todos y permite bloquear un tercero en concreto para no poder utilizarlo más, habrá que indicar el motivo de bloqueo (Definido en la tabla varia 12 “Motivos de bloqueo cuentas/registros»)

Cuando se introduce el CIF de la empresa, delante del número se le puede indicar el código país, (ES) para España, y luego el número. Sino se le introduce el código país, al guardar el registro el sistema se lo asigna automáticamente, comprobando el país que se le ha asignado en el desplegable anterior.

PESTAÑA CLASIFICACIÓN

contiene campos estadísticos, A destacar el campo Idioma que según se informe tomará la descripción de los artículos en el idioma aquí indicado.

Delegación –> Se definen en la Tabla varia 400 «Delegaciones» es un campo importante pues se puede asignar también a los usuarios del programa de forma que sólo puedan seleccionar los clientes asignados a su delegación, los demás no podrá utilizarlos. Los usuarios sin delegación asignada podrán trabajar con todos los clientes.

Familia cliente –> se definen en la tabla varia 1 “Familia Cliente / Proveedor”.

Zona cliente –> se definen en la tabla varia 2 “Zona cliente / proveedor” y puede asociarse a distintas zonas geográficas según nuestra conveniencia o incluso a otros usos más “creativos”

Tipo de empresa –> También se define en la Tabla 2023 “Tipos de Empresa”

Unidad de negocio –> Tabla varia 15 “Unidad de negocio” esta es una propiedad que obtendrán los documentos creados para el cliente.

Incoterm –> se definen en la Tabla Varia 5 “Incoterms”

Finalmente, el puerto viene del menú “Ficheros generales – Puertos”

PESTAÑA FACTURACION

Moneda –> Se inicializa con la moneda de la empresa, aunque puede modificarse y escoger una de las que tengamos marcadas como activas.

Tipo Factura habitual –> Se le indica el tipo de factura con la que va a trabajar habitualmente. Los tipos de facturas consisten en un fichero donde se especifican las propiedades que deberá tener una factura para poder validarse en la introducción del registro de IVA y definir los valores del asiento contable que se generará de forma automática desde el citado registro.

Régimen de IVA –> Lo toma del definido en la configuración de la empresa como “Régimen de IVA habitual”

Grupo de IVA –> Esta es una propiedad de los artículos, se informará en los terceros que no se gestionen por compras y ventas, que lo hagan directamente por registros de IVA. (Por ejemplo una compañía de comunicaciones)

Criterio de IVA –> En clientes el de la empresa, en proveedores  se seleccionará.

Tipo de retención –> De la tabla “Tipos de retenciones” del menú de contabilidad. Profesionales, Agricultura, Alquileres…

Transportista habitual: Con el que se inicializarán los documentos de compra y venta.

Tipo de portes –> Pagados o debidos. En los albaranes de venta, cuando los portes sean pagados (incluidos en el precio de venta de los productos) se solicitará el «coste de portes». si se informa, podrá usarse para deducirlo de la base de la comisión del agente u otros propósitos estadísticos.

Consentimiento factura electrónica –> Éste «check» lo marcaremos cuando tengamos el consentimiento del cliente. A finales de 2012 entró en vigor el nuevo Reglamento de Facturación, que intenta impulsar el uso de la factura electrónica. Hasta su entrada en vigor, para poder emitir una factura electrónica se exigía el consentimiento expreso del consumidor. Sin embargo, el nuevo Reglamento no indica que el consentimiento tenga que ser expreso, pero sí debe ser un consentimiento informado.

Hacienda establece en un informe que todos los que hasta ahora recibían sus facturas en papel tendrán que ser informados previamente de manera obligatoria y consentir, o no, que la empresa emita sus facturas por Internet. Tendrán la posibilidad de revocar ese consentimiento en cualquier momento.

Cuenta de tesorería: La cuenta por la que pensamos que vamos a cobrar porque es la que se ha suministrado al cliente para que haga una transferencia o porque en principio pensamos que negociaremos los giros o por la que se puede pagar a un proveedor. Se define en el menú “Terceros” “Cuentas de tesorería”.  Es interesante definir siempre una, puesto que de esa forma la previsión de cobros y pagos por cobrador ya empieza a trabajar. En el ciclo de cobros/pagos se puede cambiar.

Criterio de agrupación (de albaranes) –> Se indicará aquí si desea aplicar este criterio a todos los albaranes del cliente, lo puede dejar en blanco para que tome el determinado en la serie o preferencia. De cualquier forma, podrá cambiarlo en el albarán.

PESTAÑA COBROS

Forma de pago: Se definen en “Ficheros generales” es un campo de obligada introducción, no se podrá grabar el tercero hasta que se informe.

% Descuentos pronto pago y comercial: Son los dos descuentos de cabecera que pueden incluir todos los documentos. El tratamiento es el mismo, el llamado pronto pago dejó de considerarse descuento financiero, conservamos el nombre por “nostalgia”.

Días fijos de pago: Si se informan, al calcular los vencimientos, Marfil lo ajustará al siguiente día de pago definido. Si se definen días fijos de pago no se tendrá en cuenta la directiva «Excluir vencimientos en festivos» de la forma de pago.

Periodo de no pago Desde-Hasta: En el periodo aquí definido, no se incluirán vencimientos.

Observaciones: Campo para que pueda anotar información no estructurada relativa al tercero.

PESTAÑA VENTAS

Agente: Persona habitualmente ajena a la empresa que cobra una comisión por las ventas efectuadas. Todo el proceso de comisiones se basa en la figura del agente. Se definen en el menú “Terceros” “Agentes” contablemente se suele considerar un acreedor.

Comercial: O gestor de cuenta, usualmente personal de la empresa que lleva ese cliente. Aunque no liquida comisiones, se puede crear un pequeño programa de incentivos por ventas.

Compañía de seguros: dónde se aseguran las ventas, se define también en el menú “Terceros” “compañías de seguros”

Pertenece al grupo: Sin implementar en versión 1.

Tarifa: Esquema de precios que se aplicará al crear documentos. Las tarifas pueden ser específicas o de sistema. Aquí se elegirá una.

Suplemento: Campo que informan las compañías de seguros y que hay que incluir en algún informe.

% Riesgo comercial y político: Lo informan las compañías. Son campos informativos

Riesgo concedido empresa: Relacionado con la solvencia que le suponemos a los clientes, es la cantidad máxima de deuda que la empresa está dispuesta a asumir. Cuando la deuda del cliente supere la cantidad aquí indicada, disparará o bloqueará la creación de nuevas entregas hasta que el riesgo disponible lo vuelva a permitir.

Riesgo solicitado: Campo informativo de lo que se ha solicitado a la aseguradora.

Riesgo aseguradora: El concedido por la Cía. de seguros.

Días concedidos: Por la aseguradora para informar a la misma de fallidos. Campo informativo.

PESTAÑA RIESGOS

La pestaña riesgos muestra los importes resumidos de toda la deuda viva del cliente agrupados

Estos datos se calculan y actualizan mediante la opción Recalculo de riesgos

DIRECCIONES

Podrán definirse tantas direcciones como se requieran.

Tipo de dirección y tipo de vía se definen en las tablas varias 2010 y 2030 respectivamente.

En la pestaña Otros, prestar atención especial al campo Web. Hay que introducir la dirección completa, es decir, no sólamente www….. Si no se introduce https:// lanzará un mensaje de error al guardar el registro

Mensaje que avisa de que no se ha introducido correctamente la dirección web:

Atención a “Guardar” la ficha del tercero después de guardar la dirección, si no se procede así, la dirección creada no se archivará.

CONTACTOS

Al igual que las direcciones, podrán crearse los que se necesiten, su propósito es de agenda, pues de momento no tienen posterior tratamiento.

BANCOS Y MANDATOS

También aquí se podrán crear los que interesen.

Hay dos pestañas: Bancos y Mandatos.

Marfil validará que la cuenta introducida es correcta si el país es España. El resto de campos son informativos.

Si la forma de pago del tercero requiere mandato, habrá que crear uno para poder contabilizar.

El mandato u orden de domiciliación es el medio por el que el deudor autoriza y consiente al acreedor a:

• (a) iniciar los cobros mediante el cargo en la cuenta indicada por el deudor.
• (b) autoriza a la entidad del deudor a cargar en su cuenta los adeudos presentados al cobro por la entidad bancaria del acreedor.

Tipo de adeudo:

Primer adeudo recurrente –> Se refiere al primer pago que se realiza como parte de una serie de adeudos periódicos o recurrentes. Es importante porque marca el inicio de la autorización o el ciclo de pagos. En este caso, el banco necesita verificar que el mandato está activo y válido antes de procesar el cargo. Es utilizado, por ejemplo, cuando comienzas a pagar una suscripción, una cuota mensual o cualquier servicio que implique pagos regulares.

Adeudo recurrente –> es el que se utiliza como norma general. Permite utilizar el mandato las veces que necesitemos, pagos regulares, como los mensuales, trimestrales, etc., que forman parte de un acuerdo continuo.

Último adeudo recurrente –> Indica que ese será el último pago de una serie de adeudos recurrentes previamente acordados. Se utiliza cuando se cierra el ciclo de pagos, ya sea porque el contrato se ha terminado, se cancela la autorización, o se ha cubierto el total del adeudo

Único –> sólo se puede utilizar una vez. Una vez utilizado se necesita crear otro mandato. Un único cargo que no forma parte de una serie de pagos recurrentes.

Importe del mandato: Se refiere al importe máximo que se podrá remesar con ese mandato con todos los recibos que se giren, si no se especifica no se establece ningún límite..

Recibos mandato: Número máximo de recibos que se pueden girar, se puede dejar en blanco para no poner un límite.

Importe límite por recibo: Importe máximo de cualquier recibo. También puede dejarse en blanco.

Fecha de firma: Fecha de la firma del mandato, si no se especifica el mandato no es válido y no puede usarse para generar un cuaderno bancario.

Fecha de expiración: Según la normativa SEPA son 3 años desde la fecha de firma o emisión del último recibo. Es decir que si se está más de 3 años sin usar un mandato, éste caduca.