VER DEMO INTRODUCCIÓN ASIENTOS MANUALMENTE

El diario contable es un registro detallado de todas las transacciones financieras de una empresa o entidad. Es un documento fundamental en el proceso contable, ya que permite el registro sistemático y cronológico de todas las operaciones que se realizan en el negocio.
En el diario contable se registran las transacciones financieras de la empresa en orden cronológico, incluyendo el tipo de transacción, la fecha, el monto involucrado y las cuentas contables que se afectan. También se incluye una breve descripción de la transacción para facilitar su identificación y seguimiento posterior.
El objetivo del diario contable es proporcionar una visión general de todas las transacciones financieras que ha realizado una empresa durante un período determinado, permitiendo una mejor gestión financiera y la elaboración de informes contables precisos.
Las anotaciones en el libro diario de Marfil pueden venir de forma automática desde otros procesos (Contabilizar factura, Previsión de cobros o pagos, Registro de IVA, etc.) o introducirse manualmente desde esta opción.
Los registros tienen la misma operativa y funcionamiento que el resto de documentos, por lo que requieren una serie con las propiedades habituales.

Preliminares

Antes de trabajar con el diario, hay que crear la serie que recogerá los asientos y asignar sus propiedades. En el menú de configuración tenemos la opción «Series contables«

La serie del ejercicio actual puede configurarse como predeterminada en la gestión de ejercicios (accesible sólo por el administrador), de esta forma no hay que indicarla cada vez que se entra al diario de asientos.

En el mismo menú de configuración habremos definido un contador para numerar los asientos según se vayan creando, al crear el campo secuencia, debe dimensionarlo para el número de asientos que estime puede llegar a crear en un ejercicio, en el ejemplo con 6 dígitos podemos crear hasta 999.999 asientos.

Tipos de asiento: están definidos en una tabla varia de sistema, por lo que no se pueden añadir o editar los existentes.

El tipo «Normal» es el predeterminado por defecto, los marcados como «Movimiento automático» no se pueden seleccionar al crear asientos manualmente y están reservados para ir cambiando al lanzar procesos como el cierre, regularización de existencias, etc.

El tipo «Asiento vinculado» no está operativo en ésta versión se implantará más adelante.

Cuando utilicemos Marfil por primera vez, tendremos que crear un asiento de apertura. Pero como podemos ver en la tabla anterior no podremos indicarle que es de apertura porque tiene movimiento automático. No tiene mayor trascendencia, pues no va a ser «machacado» con otro asiento encima al cerrar otra vez el ejercicio anterior que no hay. Es para lo que se utilizaría ese tipo. Tampoco hace falta excluir la apertura de ningún informe igual que hacemos con los asientos de cierre. Ahora bien, si el cliente quiere por «expreso deseo» que el asiento tenga que denominarse de Apertura, el departamento técnico podría darle esa denominación.

La tabla varia auxiliar 76 «Descripción de asientos», contiene las denominaciones de los asientos habituales tales como «Factura clientes», Factura proveedores, Nóminas, etc. Se utiliza para añadir una pequeña descripción o «asunto» a cada documento contable.

Finalmente, la Tabla 70 «Comentarios de asientos» se completará para tener un repositorio de los comentarios más habituales y ganar agilidad en la introducción de asientos. También está la 2080 «Canales contables» que son una propiedad que se asigna a los asientos y que permite en algunos informes filtrar por ella.

Al crear o editar asientos, accedemos primero a la pestaña general, donde introducimos los datos de cabecera del asiento.

Se introducirá la serie, fecha y tipo de asiento. La descripción del asiento se elegirá del desplegable y luego se puede editar en el siguiente campo.

Se puede también añadir una referencia propia de usuario y asignar el documento a un canal contable.

**IMPORTANTE**.

Si durante la introducción de datos en la pestaña General del asiento, nos sale el siguiente mensaje de aviso,

quiere decir que en el campo Referencia del usuario estamos introduciendo más de 15 caracteres. Abreviar en la medida de lo posible.

El canal contable es un filtro que se puede utilizar para asignar los asientos a una determinada actividad de la empresa. Por ejemplo, la empresa puede trabajar con su actividad principal y tener una actividad accesoria, como alquileres. Se puede establecer un canal contable como «actividad normal» y otro «alquileres». Mediante éste filtro le indicamos al programa el tipo de asiento. Los canales contables se dan de alta en las tablas varias del programa.

En el detalle del asiento, se introducirán las cuentas, sección analítica, importes debe y/o haber, y el comentario del asiento, que se puede acelerar eligiendo uno de los predefinidos en la tabla varia «Comentarios de asientos» A pié de pantalla de mostrarán las descripciones de la cuenta y la sección analítica.

ELIMINACION (BORRADO) DE ASIENTOS

Con la publicación de la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, no se pueden eliminar asientos sin dejar constancia de ello.

Puede elegir dos formas de «Cancelar» un asiento. La primera es usar el botón «Generar contra-asiento» disponible en el modo de editar el documento

Esto generará un asiento igual pero que invierte el debe con el haber o cambiará el signo del asiento según esté configurado el programa.

Si el «check» está marcado invierte el orden de las cuentas, si no está marcado genera un asiento negativo.

En la botonera del grid, usar el botón «Borrar»,

esto eliminará el asiento del diario pero archivará una copia del mismo en el «Registro de auditoría», donde también irán a parar todas las modificaciones que se hagan a un asiento, en el registro se guardará el asiento original y en el asiento modificado se añadirá la etiqueta «EDITADO» y el enlace al documento original archivado en el mencionado «Registro de auditoría» donde además queda registrado el usuario y la fecha de la operación.

Hacer hincapié en 2 cosas muy importantes:

• Si se utiliza ésta segunda opción, si se borra un asiento que no sea el último, cuando se introduzca un nuevo asiento, el programa seguirá la numeración del último introducido. Ej: se borra el AST-23-00118, éste pasa al registro de auditoria pero cuando se introduzca uno nuevo el programa no cogerá el hueco libre, seguirá la numeración correlativa del último asiento introducido.

• El asiento borrado que vaya al registro de auditoría no habrá manera de recuperarlo.

Rogamos encarecidamente que antes de borrar un asiento tengan muy claro ésto. Si nos hemos equivocado no hay un «deshacer». Si se ha realizado y luego el usuario se ha arrepentido del proceso todo tiene arreglo, pero tiene que generar los apuntes contables manualmente para corregirlo.