VER DEMO INTRODUCCIÓN DE FACTURAS
En el registro de IVA soportado se anotan de forma automática todas las facturas de compra cuando se contabilizan. En empresas que no usen la parte de gestión, pueden introducirse aquí las facturas manualmente. Del registro de IVA salen los libros de IVA y los informes del 347, 303 y 349. El registro también incluye todas las funcionalidades del suministro inmediato de información (SII) de la Agencia Tributaria Española.
Muy Importante, las facturas de compras se registran en el sistema contable desde la parte de gestión para controlar el stock y/o los precios de compra desde donde se contabilizan y pasan al diario, previsión de pagos y registro de IVA soportado o también directamente en el registro de IVA si sólo desea gestionar la deuda con el proveedor (y sus relaciones con la agencia tributaria).
Pero recuerde que las facturas que no se encuentren en el Registro de IVA no saldrán en los libros ni en las declaraciones de IVA. (Asientos de facturas introducidos directamente en el diario no saldrán en los informes y declaraciones de IVA).
Como todas las partes del programa, se presenta en formato «grid». Observamos que algunos registros están resaltados en color. En color blanco las facturas contabilizadas, en color rosa las introducidas pendientes de contabilizar y el color amarillo indica las que están presentadas la declaración o transmitidas al SII.
Como el resto de documentos del programa, necesita por lo menos una serie para trabajar. En la configuración del ejercicio de la empresa se puede fijar la serie por defecto para el ejercicio actual.
Una vez se está seguro de que la factura se puede contabilizar, antes de ello se tiene la posibilidad de ver como se generará el asiento contable, mediante la opción «Previsualizar asiento»,
El sistema muestra como va a quedar el asiento contable, por si no se está seguro del tipo de factura a utilizar,
Si se está seguro de que el asiento se tiene que generar así, desde aquí mismo se puede contabilizar, no es necesario volver al registro para contabilizarlo. Si el asiento no es correcto, siempre se puede volver al registro y cambiar el tipo de factura, que es la guía de como se va a generar el asiento contable.
En la pestaña «General» se muestra el origen del documento, que puede tener dos estados: «Factura» si el registro viene de una factura de compra registrada en Marfil o «IVA» si se ha introducido aquí directamente.
La Referencia es el código del documento ó número de entrada al registro, como el resto de documentos se forma mediante un contador parametrizado.
Las Fechas de registro corresponde a cuando anotamos la factura en nuestro sistema, la de factura es la del documento del proveedor. La Fecha de operación puede corresponder con la de la entrega del bien o prestación del servicio (Entrega ó Albarán).
Periodo: Corresponde al periodo en que se va a declarar la operación a la agencia tributaria. Para su cálculo se tiene en cuenta el parámetro en la configuración de la empresa:
Fecha Registro Contable: Siempre tomará el periodo de la fecha de registro contable independientemente de la fecha de operación indicada.
Fecha Operación: Tomará el periodo de la fecha de operación siempre que la fecha de registro no sea posterior al día 15 del mes siguiente a la fecha de operación. Si la fecha de registro es posterior al día 15 del mes siguiente a la fecha de la operación, el periodo será el de la fecha de registro.
Ejercicio declaración, por defecto saldrá el año en curso, pero pudiese darse el caso sobre todo en los cambios de año, en el cual se quiera declarar esa factura en un ejercicio anterior.
Num. factura proveedor, campo obligatorio, el programa no deja guardar el registro sino se introduce un valor. Marfil valida que el número de factura introducido en éste campo no se haya registrado / contabilizado con anterioridad.
Sólamente hay un caso en el que puede aparecer el mismo número de factura, y es cuando por error se contabilizado una factura. Con el botón borrar se genera una registro en negativo, el cual hay que contabilizar. En este caso no pasa la validación porque se interpreta que ha sido un error por parte del usuario a la hora de contabilizar la factura.
La cuenta del proveedor permite buscar entre los terceros proveedores, acreedores y transportistas, al seleccionar uno, se inicializarán los campos «Tipo de factura» y «Régimen de IVA» desde su ficha.
En la pestaña «Factura» se indica en primer lugar el criterio de IVA del tercero (devengo o caja) que se toma de su ficha.
Factura rectificativa ó Factura rectificativa externa. En el primer caso la factura debe estar registrada en Marfil en «Facturas de compra» y se seleccionará una de ese cliente. Si la factura a la que se rectifica se emitió en otro sistema contable se marcará esta opción y se introducirán los datos manualmente. Excluir del modelo 347 provocará que la factura no se incluya en los registros a declarar en el modelo 347 de la agencia tributaria.
REAGYP, éste check estará marcado cuando la factura en cuestión pertenezca al Régimen Especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
Si la compra es de un bien de inversión, también se indicará aquí.
Esto lo relacionará con un registro del módulo de inmovilizado.
Marfil ofrece la oportunidad de gestionar los inmovilizados a través de sus fichas. Luego ya a criterio del usuario si opta por ésta opción ó prefiere gestionarlos manualmente. Si se lleva a través de las fichas de inmovilizado, a final de año el programa genera los asientos de amortización automáticamente.
Si no se llevan a través de las fichas de inmovilizado, debe de tener en cuenta de amortizar los bienes manualmente a final de año.
El campo retenciones se habrá inicializado con el valor encontrado en la ficha del tercero
Finalmente «Contabilizar como cobrado/pagado» y la cuenta de tesorería se usarán para registrar la factura en tesorería y en el asiento contable generado como pagada.
En la tercera pestaña «Detalle» se introducen los conceptos, cuentas, importes y tipos de IVA de la operación. Los importes totales se calcularán y mostrarán una vez guardado el registro.
En la pestaña «Vencimientos» se generan los registros de pago a partir de la forma de pago indicada. Estas líneas generarán también los registros en la previsión de pagos en el módulo de tesorería.
La pestaña SII datos muestra entre otros el resultado de enviar la factura a la agencia tributaria, que devuelve el código CSV de verificación y si tiene algún error la descripción del mismo.
La pestaña SII-Factura muestra las claves de operación.
Finalmente, en la pestaña SII detalle aparece un resumen agrupado por tipos de IVA de la operación tal como se declaran a la aeat.
Una vez hayamos introducido todos los datos creamos,
nos llevará al «grid» con todos los registros introducidos, pulsamos «editar»,
y registramos.
Hay que ser cuidadoso a la hora de introducir las fechas en los documentos para que después el sistema lo registre correctamente. Como norma general la fecha de registro de una factura no puede ser anterior a su fecha de emisión y la fecha de operación (albarán) no puede ser anterior a la fecha de su factura.
¿Qué sucede si nos hemos equivocado al contabilizar una factura?. Tenemos 2 opciones. Recomendable estudiar las dos opciones y luego elegir la que se adapte a nuestras necesidades.
1ª OPCIÓN. BORRAR LA FACTURA CONTABILIZADA.
Cuando «clickemos» el botón, el sistema puede actuar de dos maneras distintas, dependiendo del origen del registro.
1.- Si el origen del registro es IVA la aplicación mostrará el siguiente mensaje:
Y genera un nuevo registro multiplicando por -1 los importes es decir anulando el registro original.
Una vez generado el registro negativo no hay que olvidar volver a registrar.
2.- Si la factura tiene origen “Factura” no se puede borrar, la aplicación mostrará el mensaje:
2ª.- SIN BORRAR EL REGISTRO DE IVA PODEMOS LIBERARLO, MODIFICARLO Y VOLVERLO A REGISTRAR / CONTABILIZAR.
Generar contra asiento de la factura contabilizada. Para ello tenemos que ir al asiento de ésta factura y generarlo desde allí.
Si generamos el contra asiento el mensaje pregunta lo siguiente.
Se genera un asiento con cantidades negativas ó invirtiendo las cantidades debe / haber (dependiendo de como tengamos la configuración del programa) y el registro se queda pendiente de registrar / contabilizar (en color rosita). El usuario hará las modificaciones pertinentes y no olvidar que hay que volver a registrar / contabilizar,
Recordar que mientras el registro esté en color rosita la factura no está contabilizada y se pueden hacer las modificaciones que se consideren sobre ella, incluso borrarla.
**NOTA IMPORTANTE**: La previsión no se elimina cuando se borra el asiento contable, deberá anular la previsión original. Sino se elimina la previsión inicial y registra nuevamente la factura, la previsión estará duplicada.
Para eliminar una previsión se puede optar por 3 vías, desde el mismo «grid» de previsión eliminar la que no es correcta y siempre y cuando la previsión esté en Estado Inicial. Si la previsión no está en Estado Inicial, el programa no dejará borrar el registro, lanzará mensaje de aviso.
La segunda vía es editar la previsión y desde la pestaña General cambiar la situación. Puede crearse una situación de tesorería que sea por ejemplo «A» –> ANULADA.
Las situaciones de tesorería se dan de alta en:
Y la tercera más compleja, mediante un circuito de tesorería que solamente nos cambie de situación y que NO genere asiento contable. Ésta opción es más laboriosa, no borra el registro original pero deja constancia de que la previsión se modificó por los motivos que fuesen.
Una segunda manera de liberar un registro de IVA para su modificación es, en vez de borrar el asiento contable relacionado con el registro de IVA, generando el CONTRA-ASIENTO.
Éste nos hará un asiento con importes negativos ó intercambiará de posición las cuentas del DEBE y HABER con importes positivos (dependiendo de la configuración que tengamos en la aplicación). La configuración de los parámetros de la aplicación solamente está accesible desde usuario Admin y ésta opción la encontraremos en:
Hay contables fundamentalistas que no quieren ver apuntes negativos en el diario contable. A fin de cuentas el resultado es el mismo. La única diferencia es que el CONTRA-ASIENTO generado no lo lleva al registro de auditoría porque no se ha borrado, ha quedado debidamente documentado en el diario contable. Una vez hecho, el registro contable quedará liberado, podemos hacer las modificaciones que consideremos y volveremos a registrarlo para crear de nuevo el asiento contable.
