Las tablas varias, son un repositorio de todos los ficheros auxiliares de la aplicación. Se utilizan para estructurar la información y por tanto mejorar la calidad de la misma.
Hay más de 40 tablas varias dedicadas a muchos conceptos. Básicamente consisten en una clave y su descripción asociada.
Cada tabla varia tiene un número de identificación, algunas (Las llamamos de SISTEMA) no son editables por el usuario, pues son para conceptos fijos de programación mantenidos por Totware. El resto debe completarlas el usuario. Para facilitar la gestión de las mismas, se hallan agrupadas en varios tipos:
Gestión, Configuración, Producción, Contabilidad, CRM y otros
Puesto que el contenido de las tablas varias se utiliza sobre todo en los ficheros de terceros (clientes, proveedores) y productos, es una buena idea estudiar y dar de alta las mismas antes de empezar a crearlos.
No se pueden crear nuevas tablas ni borrar las existentes, es responsabilidad del editor del software su gestión, pero lo que puede (y debe) hacer es editarlas y añadir en cada tabla los registros que se adapten a la forma de trabajo de su negocio.
Puede que todas las tablas auxiliares de que dispone Marfil no sean precisas para su actividad, pero es muy interesante conocerlas ya que correctamente empleadas permite mejorar mucho la calidad de la información obtenida en los informes disponibles.
Como en todas las pantallas de la aplicación, podrá seleccionar los registros que interesen escribiendo en los campos de cabecera.
Las tablas varias tienen un uso fundamentalmente estadístico de agrupación, al permitir seleccionar información por sus valores de una forma uniforme.
Hay que entender también, que el uso que aquí se propone puede no ser el idóneo para su actividad, pero considere siempre las tablas como propiedades de colectivos, por ejemplo la tabla ZONAS DE CLIENTES Y PROVEEDORES es una propiedad de los terceros, aunque se pensó para agrupar los terceros por área geográfica a lo mejor le encuentra un mejor uso definiendo el departamento comercial al que está adscrito.
Cada “tabla varia” tiene sólo 3 columnas, el código corto que emplearemos y las descripciones en los dos idiomas de la aplicación.
Dependiendo de la tabla, los códigos son sólo numéricos o alfanuméricos y tienen una longitud máxima de 3 dígitos.
FAMILIA /CLIENTE / PROVEEDOR: Donde podemos clasificar el tipo de negocio que tienen, como almacenista, taller, constructor, etc. Se completa en la pestaña “clasificación” de algunos terceros.
CODIGO DE ZONA CLIENTE / PROVEEDOR: Para clasificar por áreas geográficas la ubicación de los terceros, según nuestro radio de acción, así las definiremos. Ej.: un usuario podría definir Alrededores, Provincia y Galicia y Otro Nacional, Europa, Oriente medio, etc.
Se indica en la pestaña “Clasificación” de los terceros.
INCOTERMS: Los incoterms (acrónimo del inglés international commercial terms, ‘términos internacionales de comercio’) son términos de tres letras cada uno que reflejan las normas, de aceptación voluntaria por las dos partes —compradora y vendedora—, acerca de las condiciones de entrega de las mercancías, productos. Se usan para aclarar los costes de las transacciones comerciales internacionales, delimitando las responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la práctica actual en el transporte internacional de mercancías.
FAS, FOB, FCA, etc.
Se indica también en la pestaña “Clasificación” de los terceros y en los documentos de compra y venta.
MOTIVOS DE RECTIFICACION: Para informar sobre los motivos que han generado un albarán o factura rectificativa. Ej: Devolución de material, roturas, diferencias de precios, etc.
Se indica en Albaranes y facturas de compra y venta.
MOTIVOS DE BLOQUEO CUENTAS / REGISTROS:
Está prevista la posibilidad de bloquear registros, tanto terceros como productos, formas de pago, etc. Que por alguna razón, no deben volver a usarse (obsoleto, desaparecido, nueva razón social, fuera de catálogo…) pero que como se utilizaron en el pasado no pueden (ni permite el sistema) borrarlos, el mecanismo a utilizar consiste en bloquearlo.
La potestad de que un usuario pueda bloquear o desbloquear registros la tiene el administrador que es quien debe otorgar o revocar ese permiso.
Mediante esta tabla, explicamos el motivo por el que se ha bloqueado, los registros bloqueados NO DESAPARECEN pero no pueden volver a usarse en nuevos documentos, aunque podrá terminarse el ciclo comercial en el que estuviesen implicados. Por ejemplo decide bloquear un cliente del que existe un albarán de entrega, el albarán podrá facturarse, contabilizarse y seguir todo el proceso de cobro, pero no podrá emitir nuevos documentos a ese cliente.
Aquí se enumeran los motivos por los que se ha decidido bloquearlos.
UNIDAD DE NEGOCIO: La unidad de negocio es una propiedad de las cabeceras de los documentos de compra y venta que pueden identificarse con esta característica. También se puede indicar si se desea en el tercero (cliente, proveedor, etc) con lo que esta propiedad se añadirá automáticamente a los documentos creados para ese tercero.
Posteriormente se puede usar en informes para seleccionar información por este criterio.
FAMILIAS DE MATERIALES: Permite agrupar los materiales definidos en las tablas de material, es decir es una propiedad de las familias de materiales. Ej.: Mármoles, Granitos, Calizas…
Recuerde, no tome literalmente los usos propuestos como dogma de fé, use de forma creativa y adaptada a su empresa estos ficheros.
TIPO DE OBRA: Permite agrupar los proyectos/obras por esta característica, como pública, protección oficial, etc.
CANALES: El canal es una propiedad de las líneas de los documentos, tanto de compra como de venta. Se visualiza y controla su uso en las líneas mediante parámetros generales que se definen en la configuración de la aplicación.
Utilizar canal provocará que el campo “Canal” aparezca en las líneas, si se define como obligatorio no podrá grabarse la línea si no se introduce.
Ejemplos de utilización podrían ser: comprado, fabricado, colocado, sin colocar, etc.
SEGUIMIENTOS DOCUMENTALES: Permite definir flujos de fases en que se encuentran los documentos para gestionar su seguimiento. Ej.: Enviado, Acuse de recibo, Fecha de expiración, Presentación, etc.
SITUACION DE LAS COMISIONES: Define la situación o estado de las comisiones de los agentes, como Calculada, Liquidada, Pagada, etc.
En algunos procesos se puede cambiar de forma automática esta situación. Hay varios parámetros en la pestaña “comisiones” de los parámetros de la aplicación donde se definen.
Se puede visualizar en la pestaña “Comisiones” de las facturas de venta.
LABORES / TRABAJOS: Descripciones cortas de trabajos que se le hacen a los productos como cantos, taladros, biseles, etc. Se utilizan en la gestión de pedidos a taller. Su funcionamiento está descrito en la parametrización de artículos Ej.: CPL Canto pulido.
COSTES VARIABLES POR PERIODO: Claves de coste de gestión anual (Ficheros auxiliares – Costes variables periodo) que pueden utilizarse en específicos de coste, el módulo de CRM o informes desarrollados a medida.
COMENTARIOS DE ASIENTOS
Se utilizan en la introducción de apuntes en el diario contable para agilizar la introducción de las descripciones de las líneas de los asientos. Reapertura de ejercicio, s/pago, n/factura, etc.
GRUPOS DE SECCIONES
Con estas claves agrupamos las secciones analíticas para su posterior selección en informes, de esta forma no hay que «reservar» rangos de códigos como hacíamos en versiones anteriores del programa y facilitamos el trabajo con secciones.
TIPOS DE ASIENTOS
Esta es una tabla varia de sistema, no editable por el usuario, que contiene todos los tipos de asientos disponibles en el módulo de contabilidad. Aquí se define también los que son seleccionables por el usuario y los que pertenecen a un movimiento automático por un proceso del programa. También se indica el tipo de asiento «Normal» como valor por defecto predeterminado en la entrada.
DESCRIPCION DE ASIENTOS
En la cabecera de los asientos contables se debe introducir una anotación o referencia al contenido del asiento, para de esta forma poder clasificarlos y seleccionarlos mejor.
SECCIONES PRODUCCION
Clasificación de las actividades del módulo de producción, tales como aserrado, acabados, reforzado, etc.
IDIOMAS DESCRIPCIONES: Aquí guardamos la descripción de los dos idiomas predefinidos con los que trabaja MARFIL en la descripción de los productos.
Esta tabla es diferente de la de sistema 1100 Idiomas aplicación dónde están los idiomas a los que se ha traducido o está en proceso de traslación la aplicación.
Los idiomas aquí introducidos son los que se seleccionan en la configuración de la aplicación (en el menú de administración).
TIPO DE GRANO, TONO MATERIALES y CALIFICACION COMERCIAL: Estas tres tablas definen propiedades de los lotes de almacén. Referidas al grano, tono y calificación comercial (C.C.) de los materiales en stock. Sus valores se introducen desde la opción “remedir albarán” de las recepciones de stock.
En la configuración de los parámetros aplicación, pestaña “sólo albaranes de stock” se puede definir si estos campos son editables o no.
GRUPO DE INCIDENCIAS: Para agrupar las incidencias por familias, como de fabricación, aserrado, transporte, etc.
EVENTOS DE MAQUINAS: Aquí se almacenan las claves y descripciones de las operaciones efectuadas en las máquinas (Mantenimiento, averías, Reparaciones…) para su asignación en el registro de eventos, donde se detallan los incidentes y trabajos efectuados.
TIPOS DE TRANSPORTE: Propiedad del tercero transportista (aéreo, nacional, urgente, propios, etc.) Para clasificar los transportistas con los que trabajamos.
GRUPOS DE FORMAS DE PAGO: Tabla importante para agrupar las formas de pago por su naturaleza y facilitar así su selección en las ventanas de búsqueda de la aplicación. (Transferencias, Cheques, pagarés…) Como su uso es obligatorio en las formas de pago deberá definirlos antes de crear las formas de pago.
TIPOS DE CONTRATOS LABORALES: Propiedad de los terceros operarios. (Indefinido, prácticas, etc.)
TIPOS DE ESTADO CIVIL: Igual que la anterior, se utiliza para clasificar los operarios, Ej.: Soltero, Casado, etc.
TIPOS DE UBICACION: Propiedad del fichero de Zonas (Ubicaciones) P. Ej.: Nave, Campa, en terceros, etc.
TIPOS DE ALBARANES: Tabla de sistema no editable por usuario, para clasificar distintos tipos de albarán, p. ej. Devolución, Reclamación, General, etc.
IDIOMAS APLICACIÓN: Tabla de sistema, donde se muestran los distintos idiomas a los que se ha traducido o está en proceso de traslación la aplicación MARFIL.
MODOS DE PAGO: Tabla de sistema para facilitar la parametrización de las formas de pago, aquí están predefinidos todos los instrumentos de pago habituales con sus propiedades de gestión (si son remesables, efectivo o requieren mandato). Es importante aplicarlo bien, puesto que si una forma de pago requiere mandato, no se podrá guardar el documento hasta que se introduzca.
TIPOS DE DIRECCIONES: Propiedad de las direcciones de todos los terceros, Ej.: Envío, Principal, Fiscal, Particular, etc.
TIPOS DE EMPRESA: Para categorizar mejor algunos terceros Ej.: Pyme, gran empresa, micro-empresa, “One person Company”, etc.
TIPOS DE VIA: Auxiliar a las direcciones, mayormente para cumplimentar algún modelo de la AEAT Española, Ej.: Avenida, calle, apartamento, etc.
TIPOS DE CONTACTO: Para cualificar el fichero de contactos de los terceros, Ej. Comercial, financiero, etc.
CARGOS DE EMPRESA: Como el anterior para calificar los contactos, aquí también se define si es obligatorio introducir el NIF.
OPERACIONES MODELO 340 AEAT: Tabla de sistema, definidos por la agencia tributaria Española.
TIPOS DE IDENTIFICACION FISCAL: Para cualificar el campo “Nif/Cif” de los terceros, se utiliza en alguna declaración de tributos.
CANALES CONTABLES: Los canales contables son una propiedad de los asientos del diario, para clasificarlos por ese concepto.
TIPOS DE FACTURAS SII: Clasificación de facturas de la Agencia Tributaria Española para la presentación del suministro inmediato de información.
CLAVES REGIMEN ESPECIAL EMITIDAS y RECIBIDAS: Otra clasificación utilizada por la Agencia Tributaria Española para la presentación de facturas SII
CLASIFICACION DE ARTICULOS: Esta tabla de sistema, permite clasificar los artículos con los que opera la empresa por su naturaleza, como Materia prima, repuestos, consumibles, etc. Se utiliza para seleccionar los artículos así marcados en producción. Esta propiedad se puede fijar en las familias de artículos y luego la obtendrán los artículos que se creen.
ESTADOS DEL STOCK: Tabla de sistema (No editable por el usuario) en el que aparecen las situaciones previstas por MARFIL para manejar el stock.
TIPOS DE DOCUMENTOS: Aquí se tiene una relación y su clave interna de identificación de todos los documentos con los que opera Marfil.
TIPOS DE DOCUMENTOS CONTABLES: Relación y clave interna de los documentos contables como asientos, iva soportado, repercutido, etc. con los que trabaja Marfil
ACCION CRM: Se pueden definir operaciones tipo “visita comercial”, “gestión de cobro” para identificar registros del CRM.
REACCION CRM: Aquí podemos identificar las reacciones obtenidas a las acciones anteriores, tipo “Venta cerrada”, “cobrado” etc.
MODOS DE CONTACTO: Se utilizan en el módulo de CRm para clasificar la forma en que se ha contactado con los prospectos, teléfono, ferias, google, etc.
MARGEN TIEMPO DE DECISION: Otra tabla varia de CRM utilizada para clasificar las posibilidades de conseguir una operación.
LISTA DE PAISES ISO 3166-1. Es importante y debe completarse en las direcciones de los terceros y provincias. De la corrección de este dato dependen algunas declaraciones a la aeat.