Las guías de balances son las plantillas con las cuentas, descripciones y fórmulas de cálculo con las que Marfil confecciona los informes financieros. Dentro del código de la aplicación no hay ningún número de cuenta, todos los informes se formulan desde esta opción.
Actualmente se han definido 4 informes con varias versiones de algunos de ellos.
BALCA: Balance de cuentas anuales
Normal, Abreviado, Pyme, Cooperativa normal, Cooperativa abreviado
CTAPG: Cuenta de pérdidas y ganancias
Normal, Abreviada, Pyme, Cooperativa normal, Cooperativa abreviada
CPGAN: Cuenta de pérdidas y ganancias analítica
CPGFU: Cuenta de pérdidas y ganancias funcional
Estándar, Informe de gestión
Las guías se suministran completas y ajustadas al vigente plan general contable, su formulación es compleja y antes de realizar modificaciones debe estar muy seguro de lo que hace.
Las guías tienen la estructura general de registros con líneas que cuelgan en los tipos de registro «Detalle y Título» en estas líneas es dónde se introducen las cuentas contables de nivel 2, 3 ó 4. En las cabeceras se tratan los siguientes campos:
Informe y Guía: El tipo de informe y versión que estamos tratando
Texto grupo: El texto que aparecerá en el informe a la izquierda de la descripción (los números romanos de alguno de los informes)
Orden: El campo por decirlo de alguna manera más «delicado e importante» indica su posición en el informe y las fórmulas se referirán a éste orden
Detalle/fórmula: Este campo admite 5 estados:
Detalle: en este tipo de registro se introducirán las cuentas contables que formulan el balance, los campos tipo detalle son los primeros que se evalúan.
Título: Este tipo de registro se resalta en el informe y también puede contener cuentas de detalle. Es el segundo tipo de registro que se evalúa.
Fórmula: Es el tercer tipo de registro, aquí se introduce la fórmula, es decir los punteros a las líneas de título y de detalle que se van a procesar (sumar o restar), estos registros se evalúan en tercer lugar.
Gran total: los registros «Gran total» se evalúan en cuarta posición son registros con fórmulas pero que pueden contener referencias a fórmulas calculadas en el paso anterior
Gran título: como el anterior, puede contener referencias a todos los registros anteriores.
Fórmula: en este campo se introducen las referencias a los campos orden de otros registros: Por ejemplo A000100+A000200+A000300-B0002100
Registro digital: Si se va a incluir en la exportación de las cuentas anuales para la presentación del registro digital de cuentas
Listado: Campo de texto que puede usarse para completar datos en los informes.
Las líneas de detalle, se introducen con el botón nuevo registro. Las cuentas serán de nivel 2, 3 ó 4. Hay dos campos «Signo» y «Signo EA» (Ejercicio anterior) Estos campos pueden contener dos valores, «-» y «D» que cambiarán el signo del valor de la cuenta «-» ó lo cambiarán «D» dependiendo de si es de activo o de pasivo.
Por ejemplo en la imagen vemos cuentas de ventas del grupo 7, pero las 706, 708 y 709 (descuentos, devoluciones y rappels) llevan el signo «-«
Las cuentas de balance 551 y 5525 llevan el signo «D» (Depende) se introducen en la guía tanto en el activo como en el pasivo. Dependiendo del saldo que presenten se mostrarán en el activo o en el pasivo.