El estado es una propiedad de los documentos que identifica la fase o situación en que se encuentran. Son una funcionalidad muy importante para la gestión de documentos, pues permiten efectuar su seguimiento y selección basado en su cambio.
Los estados pueden ser propios del documento o generales para todos, de forma que cuando estemos en un documento se podrán seleccionar los estados propios del mismo más los comunes.
Se identifican mediante un código de 3 dígitos alfanuméricos.
Movimientos de estados: Es el administrador de la aplicación quien diseña la nomenclatura y gestión de los cambios de estado basada en sus necesidades de gestión. Hay algunos documentos como presupuestos y pedidos de venta en que se pueden parametrizar algunos cambios de estado que Marfil efectuará de forma automática.
En la configuración del programa (Menú de administración – Configuración), se asignan los estados de presupuestos y pedidos de venta estándar al crear, entregar y finalizar un documento. Con la transacción estándar se producirá un cambio de estado del documento según se haya indicado.
Opciones:
Imputa riesgo: Los documentos en este estado se añadirán al riesgo del cliente si esta check está marcado, por ejemplo un pedido en taller ya puede entrar a riesgo, uno simplemente introducido no.
Propiedades del estado: En diseño, en curso, Finalizado, Anulado y Caducado. Según la propiedad que se elija, el documento se podrá o no volver a editar. Si seleccionamos las propiedades «En diseño ó en curso», en el documento nos mostrará el desplegable para poder cambiar el estado. Creamos el estado «corte a medida» y le asignamos la propiedad En Curso:
luego vamos a un pedido en estado «Introducido», vemos que efectivamente nos muestra el desplegable para poder cambiar el estado.
Si seleccionamos como propiedad del estado «Finalizado, Anulado ó Caducado» el documento no nos mostrará el desplegable para cambiar el estado. Tengo el estado Finalizado:
Ahora voy a un documento en estado «Finalizado» y efectivamente no nos muestra el desplegable para poder cambiarlo:
Tipo de gestión. Se puede elegir entre Manual y Automático. Si lo creamos en Manual, podremos seleccionarlo en el desplegable del documento. La configuramos en Manual:
Nos vamos a un pedido de venta y vemos que desplegando podemos seleccionar éste estado:
Si lo creamos en Automático no lo podremos seleccionar en el desplegable.
Los estados del documento se cambian mediante un botón situado en la pequeña banda de opciones en la cabecera del documento.
Hay que ser cuidadoso con esta opción pues documentos con estados finalizado, caducado o anulado ya no podrán editarse.
Recomendados dedique su tiempo a establecer los circuitos que van a seguir sus procesos de trabajo y haga un planteamiento real de los estados necesarios para su seguimiento en los documentos.
Por ejemplo un albarán podrá tener dos estados: Introducido y Facturado, pero a lo mejor decide crear un par más intermedios como “en proceso de carga” y “expedido” y establecer una norma interna en la empresa para que se facturen todos los albaranes en estado “Expedido”.
Presupuestos y pedidos suelen gestionarse con tres estados: Introducido – Entrega Parcial y finalizado más Caducado y Anulado que se pueden usar en más documentos.
Los albaranes de compra podrían gestionarse con tres estados “Introducido”, “Conforme” y “Facturado”.
Durante la introducción de datos puede salir el siguiente mensaje:
Quiere decir que estamos intentando introducir más de 25 caracteres en el campo descripción. Hay que intentar abreviar.