Las oportunidades de negocio son el primer proceso implementado en el CRM de Marfil SAAS, aquí introduciremos todas las gestiones potenciales que pueden acabar en una venta. Antes de comenzar a utilizar la opción, deberá configurar y adaptar a sus preferencias y forma de trabajo varios ficheros auxiliares.
Oportunidades y Proyectos son dos puntos del CRM casi idénticos, se han diferenciado en el tratamiento de los datos. Mientras que en las Oportunidades puedes introducir Prospectos y Clientes, en los Proyectos solamente se pueden introducir Clientes ya que cuando un Proyecto se pone en marcha es porque el tercero deja de ser un Prospecto y pasa a ser un Cliente.
Se localizan en el menú CRM y en la rejilla de presentación se muestran la referencia (identificación de la operación), fechas de creación, último y próximo seguimiento, así como cliente o prospecto relacionados y la etapa en que se encuentra además de si está abierta o ya se ha cerrado la oportunidad. Recordamos que podemos filtrar los registros escribiendo o seleccionando en la cabecera de las columnas de la rejilla.
En la pestaña General, se indica la serie, fecha de apertura, Asunto (breve descripción significativa de la oportunidad), Fechas del último y próximo seguimiento (se gestionan desde los seguimientos) Empresa (admite clientes y prospectos), Contacto (Persona de entre los contactos del tercero con la que se está tratando y que puede variar en los seguimientos realizados), así como el origen de la oportunidad (Web, google, revista, personal…)
En la pestaña Gestión, indicamos la Etapa en que se encuentra la oportunidad, se irá actualizando con la que se indique en los seguimientos que se hagan. Se asigna una prioridad y margen de decisión y probabilidad estimada de cerrar la operación.
Las oportunidades se pueden asignar a un operario, comercial o agente.
Finalmente se pueden introducir unas notas con los comentarios que se consideren oportunos.
La pestaña «Seguimientos» muestra todos los realizados. Si algún seguimiento se ha relacionado con un documento, podrá abrirse desde aquí.
Desde la pestaña «Cierre» se puede «Cerrar» la oportunidad, aunque lo habitual será hacerlo desde un seguimiento. De cualquier forma hay que indicar la Fecha de cierre, la «reacción CRM» (Ganada, perdida, Cobrado, etc..) y marcar la casilla «Cerrado»
El ciclo de trabajo habitual será crear la oportunidad e ir realizando seguimientos que reflejen las acciones que se hacen para seguir la operación. Los seguimientos se lanzan desde el botón «Generar seguimiento» en la cabecera de la pantalla. Cuando finalice la oportunidad la «cerraremos» para no hacer ninguna acción más y quede como información estadística y sobre todo conocimiento comercial de la empresa.