VERI*FACTU es un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria que tiene como objetivo luchar contra el fraude fiscal y potenciar la digitalización en los procesos de contabilidad empresarial. El sistema de emisión de facturas verificables Verifactu (o Veri*Factu) garantiza que las facturas de empresas y autónomos sean confiables y difíciles de manipular.

Se trata de una de las principales novedades que introdujo la nueva ley antifraude. Cada programa de facturación debe integrar el sistema Verifactu para ser un software certificado por la AEAT.

OBLIGATORIEDAD

Los que están obligados a implementar el sistema Verifactu son los programas de facturación electrónica. Acogerse a éste sistema es voluntario para los autónomos y empresas.

CARACTERISTICAS

El sistema Verifactu afecta directamente a todos los programas de facturación electrónica. Los desarrolladores deben hacer una declaración responsable que implica que el software reúne una serie de características. Son las siguientes:

• Garantía de la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros.
• Generación inmediata de un registro de facturación de alta por cada factura emitida que facilite la trazabilidad.
• Envío de la información a la AEAT de manera segura, correcta, automática, íntegra, continuada, consecutiva, fehaciente e instantánea.
• Encadenamiento de facturas para facilitar la verificación.
• Garantía de generación de registros de facturación exactos y auténticos.
• Posibilidad de generar un registro de facturación de anulación con un contenido similar al del registro de alta en caso de emisión de una factura errónea.
• Integración de una herramienta para añadir una huella o hash y la firma electrónica.

VENTAJAS

El sistema Verifactu implementa grandes beneficios al proceso de facturación electrónica aportando seguridad al reducir los fraudes fiscales. En concreto, las principales ventajas de Verifactu son las siguientes:

• Capacidad de garantizar la autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas.
• Aumento de la confianza de los clientes y los consumidores.
• Mayor seguridad y transparencia en las transacciones comerciales.
• Impacto positivo en el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• Creación de un registro transparente que facilita la auditoría.
• Reducción del fraude fiscal.
• Automatización y simplificación del proceso de verificación de facturas electrónicas.
• Contabilidad más eficiente.
• Agilización de trámites.
• Ahorro de costes.
• Posibilidad de comprobar la información que contienen las facturas electrónicas.

FACTURAS VERI*FACTU

Identificar las facturas Verifactu es relativamente fácil, ya que tienen que reunir las siguientes características:

1. Incluyen un código QR con datos identificativos.
2. Incluyen la referencia “Verifactu”, que certifica que la factura ha sido generada mediante un sistema de emisión de facturas verificables.
3. Se envían en formato XML a Hacienda de manera online.
4. Estas facturas permiten la comprobación del comprador a través de la lectura del código QR.
5. Debe existir como respaldo un registro de cada factura y evento.

NOTIFICACIÓN A LA AEAT DE LOS REGISTROS DE FACTURACIÓN

La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. Esto significa que las empresas y los autónomos tienen dos opciones:

• Envío automático de cada registro de facturación a Hacienda (es la opción recomendada por la Administración).
• Registro sin envío de las facturas, que implica que cada registro tiene que estar firmado digitalmente y a disposición de la AEAT en todo momento.

MARFIL ES VERI*FACTU, es decir el usuario autónomo ó empresa que utilice éste software enviará los registros de facturación a Hacienda automáticamente. No se ha contemplado la segunda opción.

CONFIGURACION PREVIA PARA FUNCIONAR COMO VERI*FACTU

En primer lugar hay que indicarle al programa que la empresa con la que vamos a trabajar es VERI*FACTU. Ésta opción es exclusiva del Administrador, con lo cual hay que entrar a la aplicación con el usuario Admin:

Saldrá al «grid» con todas las empresas que haya dadas de alta en la aplicación:

En la pestaña SII hay que configurar el Certificado Digital con el que se va a trabajar. El Certificado se añade en ésta pestaña aunque la empresa no envíe registros al SII.

**MUY IMPORTANTE**. Cuando se introduzca el nombre del fichero del certificado, hay que indicarle también la extensión. El certificado tiene que tener extensión *.pfx . Si su certificado digital tiene extensión *.p12 sólamente tiene que editar el nombre del certificado y cambiarle la extensión. Al intentar cambiar la extensión mostrará un mensaje de aviso el cual dice que el certificado puede no funcionar, pero no hay ningún problema.

Como hemos indicado Marfil es VERI*FACTU, no contempla otra opción. Según la AEAT las empresas que estén sujetas al SII obligada ó voluntariamente no están obligadas a utilizar VERI*FACTU. Nosotros habilitaremos VERI*FACTU para las empresas que no estén acogidas al SII.

En los siguientes dos campos se indicarán las Url’s de envío a la AEAT.

Una vez configurado todo ésto Marfil ya actuará como VERI*FACTU.

¿COMO FUNCIONA VERI*FACTU?.

En el «grid» principal de facturas hay un nuevo botón en la parte superior derecha, «Mostrar todos los registros», que cambiará si se pulsa sobre él a «Ocultar registros».

Por defecto está en «Mostrar todos los registros», esto quiere decir que los registros de subsanación están ocultos. Si se pulsa sobre él mostrará los registros de subsanación. Si se pulsa sobre el botón mostrará todos los registros y se pueden distinguir tres colores en el «grid» dependiendo del estado de la factura.

Blanco –> Facturas aceptadas en la AEAT.

Rosa –> Facturas rechazadas en la AEAT.

Amarillo –> Registros de subsanación.

Desde el «grid» de facturas de venta, se selecciona la que esté en un estado Inicial que coincidirá con una factura BORRADOR, en el caso que se detalla PENDIENTE DE CONTABILIZAR (estado personalizado por el usuario).

Ahora en el «grid» de facturas aparece otra columna la cual indica el estado verifactu de la misma,

se contabiliza el siguiente registro,

Desde el equipo Marfil recordamos revisar la factura concienzudamente, recordar que cuando se pulse el botón de Contabilizar aparte de generar el registro de IVA repercutido, su asiento contable y previsión, ahora además se envía directamente a la AEAT, con lo cual recordamos encarecidamente revisar las facturas BORRADOR las veces que se consideren necesarias antes de contabilizarlas. Si se ha detectado un error, se pueden generar registros de subsanación, pero es preferible hacer las cosas correctamente desde el primer momento.

Se pulsa Contabilizar y si todo ha ido correctamente la factura borrador se habrá contabilizado y habrá cogido su número correspondiente. Se habrá hecho su asiento, previsión y registro de iva.

Hasta aquí el proceso normal, pero se ha incluido ahora VERI*FACTU. Volvemos al «grid» general de facturas y se observa lo siguiente,

La factura que se ha contabilizado está correctamente contabilizada pero su estado VERI*FACTU es Rechazada. Para comprobar los mensajes de validación, hay que editar el registro en cuestión e ir a la pestaña,

En este caso el mensaje remite que la empresa no está en el censo de la AEAT. Los ejemplos aquí expuestos son ficticios y por protección de datos no podemos exponer datos reales.

¿Que hace ante ésta tesitura?, es decir si se ha contabilizado un registro y hay datos que hay que corregir porque no los admite la AEAT. Generar subsanación.

¿Que hace Generar subsanación?. Crea un registro idéntico de la factura Rechazada y la deja en Estado VERI*FACTU como No enviada. Para que se puedan corregir las deficiencias encontradas en la factura original.

Una vez hechas las correcciones pertinentes, se edita el registro de la factura NO ENVIADA y enviaremos la subsanación,

Si se ha hecho todo correctamente, el estado de las 2 facturas cambiará a Aceptada. (Ésta captura de pantalla pertenece a otro registro que no coincide con el anterior). Si el «grid» está habilitado para mostrar todos los registros, visualizaremos ésto:

Vemos que la FRA-25-0061 aparece dos veces. Ésto no quiere decir que se haya facturado ni contabilizado dos veces, esto es que la primera vez no subió correctamente a AEAT y se ha generado un registro de subsanación, por eso en la columna «Registro de Subsanación» hay un «check» que lo indica. Es por ésto que para evitar confusiones en la visualización del «grid», pulsando,

sólamente se visualiza el registro correcto quedando constancia de que ha sido un registro de subsanación el cual lo indica el «check».

Y visualizaremos el «grid» de la misma manera que si no se estuviese en VERI*FACTU.