Solamente el usuario administrador puede crear empresas. Con lo cual para poder crearlas hay que acceder a la aplicación con el usuario admin.
La base de datos de marfil está estructurada en empresas y de estas cuelgan los ejercicios contables.
Cada empresa tiene entidad propia, tiene su propio plan de contable, longitud de cuentas, tipos de IVA, ficheros auxiliares, terceros, etc. La gestión de las empresas y ejercicios es tarea del administrador del sistema.
En la parte superior de la pantalla se muestran la empresa y ejercicio activos y pinchando en el nombre, se muestran y seleccionan los disponibles. Cada usuario memoriza la empresa y ejercicio en el que está trabajando, de forma que a su siguiente inicio de sesión se situará en la última en la que estuvo trabajando.
Como en todos los procesos de la aplicación, para crear una empresa nueva seleccionamos «+ Nuevo registro»
En la pestaña «General» introduciremos nombre y razón social, números y tipo de identificación fiscal de la empresa y el administrador, así como el nombre del mismo. El campo más importante es la selección del plan contable que en esta versión podrá elegir entre el PGC España, PGC Maroc y vacío.
La pestaña «Actividad» contiene datos estadísticos de identificación y parámetros fiscales.
Tipo de empresa (Tabla varia 2023 Tipos de empresa), Actividad principal y código CNAE.
Criterio de IVA: Devengo o Caja
Liquidación de IVA: Mensual o trimestral.
Periodo liquidación IVA Soportado: Fecha Registro Contable / Fecha Operación
Periodo liquidación IVA Repercutido: Fecha Factura / Fecha operación
Régimen de IVA habitual: para facilitar la entrada de terceros se sugerirá el que se indique aquí, lo puede dejar en blanco.
Datos registrales: Esta es la «coletilla legal» que se mostrará al pié de los documentos donde se incluya, usualmente en los albaranes y facturas de venta.
Tarifas de venta y compra, las que se utilizarán por defecto.
En «Direcciones» se crearán las de la empresa (los datos de la marcada como «fiscal» se utilizarán en las declaraciones) y sus delegaciones si las hubiese.
En la pestaña «Configuración» indicaremos:
La moneda base es obligatoria de informar, la adicional aconsejable.
El número de decimales a tratar en los precios
Los dígitos y niveles totalizadores que se definan ya no se podrán cambiar, luego es importante que se asegure bien antes de pulsar «Guardar». Si se está editando una empresa ya creada no se pueden modificar.
Los Datos del certificado digital que se usará para transmitir a la agencia tributaria el suministro inmediato de información, se indicará o el número de serie del certificado o la ruta y el fichero PFW y la contraseña del mismo
La pestaña contabilidad es importante pues es aquí donde se informan las cuentas y modelos de balances por defecto.
Las guías de balances y pérdidas y ganancias, podrá elegir entre «Normal, Pyme, y Abreviada»
Prefijo proveedores de inmovilizado. Aquí se informará de las cuentas que se utilizarán en el inmovilizado. Estará disponible en versión 2.0 de Marfil
Prefijo cuentas Prestación de servicios. Aquí informamos los prefijos de las cuentas de prestación de servicios. Al indicar en un Registro de IVA repercutido una cuenta cuyo prefijo esté aquí definido como cuenta de servicios, se actualizará el Tipo de Operación:
Cuentas de caja y Cuentas de tarjeta. En éstos dos campos se introducen la cuenta de caja y las de tarjeta. La cuenta de caja y la de tarjeta es una cuenta de tesorería. En Tipos de cuentas asociamos los terceros (clientes, proveedores, acreedores, cuentas de tesorería…) a un tipo de cuenta. Tesorería abarca cuentas del tipo 5700 y 5720. La aplicación no puede asignar más de más de una cuenta a los tipos de cuentas. La única manera para que el programa acepte éste tipo de cuenta en ciertos documentos del programa es introduciendo en éstos campos los valores. Ejemplo en la ficha de un proveedor.
Finalmente puesto que es una empresa nueva debe crear el primer ejercicio, lo que se llevará a cabo informando la última pestaña.
Pestaña Ejercicios:
Posteriormente, en esta pestaña se visualizarán los ejercicios creados que se gestionarán desde el menú «Ejercicios»
En la última pestaña «Gestión» informaremos de las cuentas de proveedor y cliente predeterminados en «Entradas varias» y «Salidas varias» dos documentos de entradas y salidas de stock. La cuenta de «Clientes varios» es la que se utiliza para ventas de contado y en el suministro inmediato de información (SII) marcarán los registros de clave «Factura simplificada».
Se indican en la configuración de la empresa ya que son propias de la misma.
Cuando se realice una entrega de stock con el cliente parametrizado en «Cuenta cliente salidas varias», se le podrá indicar el tipo de albarán,
Que luego se podrá filtrar en el «grid» principal,
