Para el diseño de la nueva versión de Marfil nos hemos basado en la experiencia de los 35 años de vida de las distintas adaptaciones de Marfil. Aunque el programa mantiene su «saber hacer» hay algunas viejas funcionalidades que no se han implementado (entendemos que en el siglo XXI ya no se hacen las cosas así) y otras a las que hemos dotado de una nueva o ampliada funcionalidad.
Vamos a enumerar algunas de ellas que influyen en su modo de trabajar directamente.
EMPRESAS/EJERCICIOS:
En Marfil Classic, las empresas se gestionaban mediante la propiedad “empresa” que se asignaba a la serie del documento, de forma que una serie podía pertenecer exclusivamente a una empresa o si no se indicaba ser “común” para todas por lo que todas las empresas podían hacer uso de esos documentos, en algunas instalaciones era el caso de presupuestos o pedidos que luego podían gestionarse por series de cualquiera de las empresas. Como “ventaja” de este método, podíamos obtener informes de ventas conjuntos al incluir series de distintas empresas.
Las series de algunos documentos se asociaban a empresas del módulo de contabilidad, donde se generaban los apuntes contables desde los documentos de gestión.
En la parte contable, los ejercicios se gestionaban mediante empresas diferentes (cada una con su número) que compartían algunos datos comunes como la previsión o los mandatos.
Aunque de un ejercicio-empresa al siguiente se heredaba el plan contable, cada empresa era independiente de las demás aún compartiendo algunos registros como la previsión de cobros-pagos.
En Marfil SAAS la empresa tiene una entidad propia, tiene sus propias series, terceros, IVA, familias, artículos, almacenes, plan contable y es totalmente independiente de las demás. De la empresa, cuelgan distintos ejercicios contables pero cuentas, previsión, terceros, artículos, etc. son comunes a todos los ejercicios. No existe ya como tal un módulo de contabilidad paralelo a la gestión, es el mismo sistema integrado. Cuando creamos un cliente por ejemplo, lo hacemos en una empresa y por lo tanto lo estamos dando de alta en todos los ejercicios, pasados y futuros de esa empresa.
SERIES DE DOCUMENTOS:
Aquí el cambio visual más significativo es que pasamos de dos a tres dígitos para identificar la serie.
En Marfil Classic, las series se numeraban siempre de la misma forma, Serie+contador, En Marfil SAAS se puede parametrizar un contador con diferentes elementos, por ejemplo SERIE+AÑO+CONTADOR.
Ahora indicamos también la serie del siguiente documento de la secuencia comercial, por ejemplo en la serie del pedido indicaremos la del albarán dónde se expedirá el pedido, en la del albarán la de la factura que se generará.
ESTRUCTURA DEL ARTÍCULO
La composición del artículo sigue la misma estructura que Marfil Classic, tan sólo hemos alargado la característica a dos dígitos, pasando de esta manera el código del artículo a 11 dígitos.
También se ha revisado la nomenclatura, el “Tipo de producto” es ahora “Familia de productos”, en “Calidades” usamos ahora el término “Materiales” que nos parece más propio. Características, grosores y acabados conservan su nombre y funcionalidad.
GESTION DEL IVA:
Esta es una de las funciones que más innovaciones ha tenido. Anteriormente el porcentaje de IVA era una propiedad del cliente o proveedor y de ahí pasaba a los documentos, el tipo de operación servía para identificar las facturas nacionales de las intracomunitarias, extranjero, etc. Por ello un documento sólo podía emitirse con un único tipo de IVA, en Marfil SAAS el tipo de IVA es una propiedad del artículo por lo que una misma factura puede contener artículos con distintos tipos desapareciendo la limitación anterior.
En Marfil SAAS cada tercero tiene asociado su régimen de IVA, y cada producto su grupo de IVA, la combinación de estos dos asignará el tipo de IVA de cada artículo del documento. Para las facturas de terceros que se registren directamente en IVA soportado el Grupo de IVA habitual se puede indicar también en el tercero.
GUIA IVA -> CONTABILIDAD
Para generar el asiento contable desde el registro de IVA Marfil Classic evaluaba las cuentas del tercero y las de compra/venta introducidas y buscaba la guía que cumplía con ese criterio. Esa forma de operar tenía limitaciones, como que teníamos que asignar una prioridad (orden) en las guías si queríamos que algunos casos se evaluaran, por ejemplo si en la guía proponemos la cuenta de ventas «708» si encuentra otra guía primero con la «7» la «708» no se evaluaría nunca, por ello a la «708» le asignábamos un orden menor. Otro caso conflictivo era cuando el mismo tercero era cliente y proveedor y por error introducíamos el código erróneo.
En Marfil SAAS hemos creado una figura nueva «El Tipo de factura» que lo asignaremos al tercero y se usará para evaluar y validar la información introducida en el registro de IVA antes de guardarla, además de contener los parámetros necesarios para generar el asiento contable de forma similar a la antigua «Guía IVA -> Contabilidad»
ESTADOS DE DOCUMENTOS:
El estado es una propiedad de los documentos que identifica la fase o situación en que se encuentran. Anteriormente apenas se usaron y se limitaron casi exclusivamente como un mero filtro para seleccionar documentos en algunos listados. En Marfil Classic los estados eran comunes para todos los documentos.
Ahora podemos crear estados específicos para un documento en concreto. Por ejemplo se puede definir un estado “En proceso de carga” de los albaranes de expedición que no tiene sentido en un presupuesto.
En Marfil SAAS, el estado de un documento es importante, ya que una propiedad del estado condiciona si se puede o no editar el documento y consecuentemente algunas acciones se podrán o no ejecutar en función de dicho estado.
La gestión del riesgo de clientes, también quedará influida por el estado, pedidos en determinados estados podrán imputar riesgo y en otros estados no, por ejemplo un pedido de corte a medida se podrá considerar que imputa riesgo al cliente en cuanto pase al taller mientras que uno de material estándar de stock no.
IMPORTANTE: Una vez el documento ha pasado a un estado del tipo finalizado (Albarán facturado, pedido entregado, factura contabilizada, etc.) El documento YA NO SE PUEDE MODIFICAR ni siquiera para editar cambios menores como un comentario, referencia documento o asignar una obra.
FORMAS DE PAGO
Su nomenclatura es la misma que en Marfil clásico, Las formas de pago son una combinación de los instrumentos de pago junto con los periodos de pago. Se ha añadido la propiedad “Grupo de formas de pago” (se configuran en la T.V. 940 Grupos de formas de pago) para que resulte más simple su gestión, ya que eligiendo el grupo en la pestaña de búsqueda mostrará todas las formas de pago del mismo.
De esta forma, en los informes de tesorería no hay que recordar el Rango de códigos asignados.
Los vencimientos se pueden repartir ahora de forma no lineal, asignando un porcentaje del importe a cada uno de ellos, lo que posibilita la gestión de pagos como 50% al contado, 25% a 30 días y 25% a 60 días F.F.
LISTADOS-INFORMES:
Quizás sea en este tema donde la transformación ha sido más profunda pues los listados como tales han desaparecido y en su lugar se ha implementado una “rejilla” o “grid” inteligente que permite agrupar y filtrar por cualquier campo, de forma que los “antiguos listados” del tipo de “por familia” o “por agente” los monta el propio usuario simplemente arrastrando el campo o los campos que le interesa de la cabecera de la columna a la cabecera del listado.
De cualquier forma, se ha implementado un primer nivel de filtro en todos los informes de documentos, como las pantallas de criterios de Marfil Classic, que envían la selección deseada a la nueva rejilla. Desde aquí se puede enviar a los formatos de Excel como tabla dinámica, CSV para su tratamiento con otras aplicaciones o a PDF para visualizarlo.
Los documentos de usuario (tipo albaranes o facturas) se pueden crear nuevos o editar los existentes desde el propio generador de informes de la aplicación. Una vez hechos pueden visualizarse y de ahí exportarse a los formatos más comunes de .XLSX, .RTF, .PDF
INTRODUCCION DE INFORMACION:
El cambio de una aplicación de escritorio como Marfil Clásico a otra de interface WEB como Marfil SAAS, implica una serie de adaptaciones del usuario pues los datos e información ya no están “debajo del teclado” o en el ordenador de al lado, ahora residen en una base de datos alojada en un servidor que puede estar a miles de kilómetros de su ubicación actual y utiliza un navegador estándar para enviar peticiones a ese servidor que las procesa. La información que devuelve se visualizará en ese mismo navegador. En esta nueva interfaz de usuario por ejemplo las teclas de función como F3 ya no funcionan como antes y entre otras cosas deberá adaptarse a escribir los números introduciendo la coma de los decimales, cosa que anteriormente filtraba la propia máscara de entrada de dimensiones. Si ya está familiarizado a trabajar en entorno web el cambio le resultará mucho más evidente al utilizar todas las aplicaciones un entorno similar. A nuestros clientes veteranos que no les quepa la menor duda que las ventajas que aporta la nueva solución compensan holgadamente este periodo de adaptación.
RANGOS DE CODIGOS:
En Marfil clásico hacíamos un uso intensivo de los rangos de códigos, por ejemplo el rango de tipos de producto tabla (del 20 al…), el rango de tipos de producto bloques, el rango de formas de pago por ejemplo pagarés, del 20 al 40, Los mármoles del 100 al 200… etc.
En Marfil cloud hemos simplificado las cosas llevando ese criterio a una propiedad del elemento. Las familias de productos (Tipos de producto en Marfil clásico) tienen la propiedad “Tipo de familia” con 4 posibilidades: General, Bloques, Tablas y Libre. Por lo que cualquier familia de productos que defina como de tipo “Tabla” funcionará como tal independientemente del código que le asigne. A las formas de pago se les ha asociado una tabla auxiliar “grupos de formas de pago” que utilizará para asociar las formas de pago giros, pagarés, etc.
De esta forma, no deberá preocuparse por los códigos ni por dejar “huecos” para que en el futuro le quepan nuevos elementos, con asignar la propiedad del grupo al nuevo elemento será suficiente.
EDICION DE DOCUMENTOS:
Cuando desde un documento se genera el siguiente del ciclo comercial (por ejemplo de pedido a albarán) y queda en un estado del tipo “finalizado” ya NO SE PUEDE MODIFICAR. De esta forma evitamos errores e incongruencias entre documentos de la misma secuencia. En general, Marfil SAAS es mucho más restrictivo en la edición de documentos que Marfil Classic donde todo se podía hacer y deshacer las veces que el usuario quisiese. Entendemos que esta forma un tanto anárquica de llevar la gestión es cosa del pasado y en la actualidad hay que trabajar de una forma más ordenada y lógica. Además las últimas disposiciones legales como el SII Español y la ley antifraude, dejan ya poco margen para la “artesanía” contable y obligan a trabajar de una forma más coherente y ordenada.
EDICION DE FACTURAS
Las facturas, recogen la información de los albaranes, de forma que si se edita manualmente una factura y no se hace lo mismo con el albarán, se producen diferencias entre esos dos documentos. Por esa razón, en Marfil SAAS las líneas de facturas no pueden editarse ni eliminarse, tampoco puede cambiar el estado del albarán finalizado si tiene trazabilidad con una factura. Marfil SAAS intenta mantener la integridad de la información y que los documentos sean coherentes, no es objetivo que no coincidan albaranes con facturas ni con registro de IVA. En Marfil SAAS si la factura no la ha contabilizado, puede eliminarla con lo que ya podrá cambiar el estado del albarán a otro NO finalizado, hacer los cambios que necesite y volver a facturar el albarán. Si mientras tanto no ha hecho ninguna otra operación Marfil cogerá el primer número de documento libre es decir si ha dejado un hueco en la numeración de la factura lo ocupará.
ASIGNACION DE DIMENSIONES.
En Marfil clásico, las dimensiones (Largo, Ancho, Grueso/Alto de los documentos, se podían editar según la configuración del Tipo de producto (Ahora Familias de productos) con la excepción de que si un producto estaba cualificado con sus tres dimensiones (como las losas) ya no podían editarse aunque se permitiese en la configuración de la familia. Este comportamiento es funcional pues evita errores al deshabilitar la edición de alguna dimensión como el grueso que obviamente no cambia.
En Marfil SAAS, las propiedades “Permite editar largo”, “Permite editar ancho” y “Permite editar grueso” siguen estando en la familia, pero ahora las heredan los artículos que se crean de esa familia, pudiendo editarse individualmente para los productos que así lo requieran, proporcionando más flexibilidad al sistema.
UNIDADES DE MEDIDA
En Marfil clásico, teníamos 4 unidades de medida, m2, m3, ml e unidad. Ahora pueden definirse tantas como se necesiten, por ejemplo litros o kilos, pero también se puede parametrizar el modo en que se comporta su movimiento de stock asociado y si el resultado de la operación es o no editable. De esta forma, pueden definirse nuevos productos como por ejemplo el bloque por tonelada, que tiene un comportamiento similar a la tabla, se da de baja la unidad de bloque independientemente de las toneladas por las que se almacene o venda.
USUARIOS Y MENUS
La gestión de usuarios y menús es muy similar en ambos sistemas, las diferencias están más en la nomenclatura empleada que en la funcionalidad. En Marfil Classic a cada usuario se le asigna un menú que es el que contiene los permisos de acceso a los diferentes apartados del programa (el mismo menú se puede asignar a varios usuarios) En Marfil SAAS cada usuario pertenece obligatoriamente a un grupo, estos grupos son los que contienen los permisos de acceso a las funciones del programa autorizadas. Hay un permiso nuevo disponible en algunos ficheros del programa que es “Bloquear” que impide volver a utilizar ese registro. Por ejemplo si bloquea un cliente, no podrá volver a introducirlo en un documento nuevo, pero los que tengan hechos podrá terminar su secuencia, por ejemplo, un cliente con un albarán entregado aunque se bloquee podrá facturar y contabilizar el albarán pero no podrá hacer albaranes nuevos.
El menú de administración del sistema (usuarios, grupos, empresas, ejercicios y configuración) sólo está accesible para el usuario administrador y no se puede delegar en ningún otro usuario.
BUNDLES
En Marfil clásico se podían vender o reservar tablas «sueltas» que pertenecían a un Bundle, ahora no, si desea vender una tabla habrá de desmontar (eliminar) el bundle completo o eliminar esa tabla de su composición.
ALMACENES Y DEPOSITOS
En Marfil Classic, se podían gestionar varios almacenes/depósitos pero estos almacenes pertenecían a «la instalación» si el programa manejaba distintas empresas con series de documentos diferentes, el stock de los almacenes estaba disponible para todas ellas. Esto fue una ventaja indudable con la forma de trabajar que imperaba en el sector a principios de siglo, pero muy cuestionable hoy día.
En Marfil SAAS las empresas son totalmente independientes (con sus artículos y terceros propios) y los almacenes pertenecen a la empresa. Además, los almacenes se gestionan como una propiedad de la base de datos del stock y esto facilita enormemente los movimientos entre almacenes pues impide los lotes duplicados.