La gestión de stock de una empresa requiere de unos procedimientos que debe planificar cuidadosamente.

Las familias de artículos tienen que tener bien definidas sus propiedades:

Tipo de familia: Tabla, Bloque, General o Artículo libre.

Las dos primeras implican que el lote es unitario, es decir la cantidad siempre es 1, los tipos “General” o “artículo libre» admiten cualquier cantidad. En este caso, también deberá indicar si el lote es fraccionable (vender una parte) o no (tiene que vender siempre el lote entero).

Si la familia lleva gestión de stock (Las de tipo tabla y bloque la llevan obligatoriamente) otras familias como trabajos obviamente no.

En el sector de la piedra, tenga en cuenta que las dimensiones son una de las propiedades del lote, de forma que un lote no puede contener piezas de distintas dimensiones, que tendrán que tener distintos lotes. El caso del corte a medida por ejemplo puede ser muy laborioso de almacenar, pues cada grupo de piezas de diferente medida requerirá un lote diferente, además del esfuerzo para darlo de baja, posiblemente todo lo que necesite saber es que materiales ha utilizado para fabricar ese despiece, en este caso quizás le interese crear esa familia sin gestión de stock.

Una vez decidido que la familia de artículos va a llevar gestión de stock, debe decidir qué tipo de gestión de lote requiere:

• Sin gestión: Para artículos que son siempre iguales y sólo se pretende saber el número de unidades almacenadas, generalmente se utiliza en el almacenaje de repuestos, utillajes, etc. Coloquialmente a este método le llamamos stock de “balsa o piscina” pues entran y salen de la misma pero los que hay dentro no sabes por donde han entrado (proveedor y documento). En Marfil clásico le llamábamos “Lote único”
• Lote opcional: Para artículos de los que se quieran controlar algunas partidas.
• Lote obligatorio: El más indicado pues tiene la máxima trazabilidad, de cada pieza sabemos todo su historial.

Tómese su tiempo para planificar como va a gestionar sus artículos, esta tarea, la asimilamos a afinar una orquesta, cuando todos los instrumentos están afinados pueden empezar a tocar juntos. Aquí deberían gestionar todas las compras desde recepciones de stock y las ventas desde Entregas de stock, con los parámetros de stock y lote bien definidos el sistema trabaja de forma automática realizando los movimientos de almacén de los artículos que lo requieran.

Los documentos “Albaranes de compra” y “Albaranes de taller (ventas)” se utilizan en Marfil Pyme (versión de Marfil sin gestión de stock) y no deberían estar visibles en los menús de usuario si está utilizando la gestión de stock.