El balance de situación es un documento en el cual se muestra la situación financiera y económica de la empresa en un momento determinado, es un informe muy importante, ya que permite entender el estado financiero del negocio en cualquier periodo. Es el resumen de todas las posesiones (activos) y todas las deudas y el capital de una organización. El balance es como una fotografía del patrimonio. Junto con la cuenta de pérdidas y ganancias, forma la parte más importante de las cuentas anuales.
Consideraciones previas.
Para poder generar el balance correctamente deberán estar definidos los parámetros de la pestaña «Contabilidad» en la gestión de empresas (accesibles sólo para el administrador) así como las guías de balances que se entregan completas con los modelos oficiales.
Las cuentas indicadas son importantes, pues el programa comprobará que todos los saldos de esos grupos se incluyan en el balance. Si se detectan saldos de cuentas de los grupos aquí indicados que no se han procesado en el informe, se llevarán al apartado de «Cuentas no asignadas» dónde podrán visualizarse y posteriormente deberán incluirse en el apartado correspondiente de la guía o bien crear un apartado nuevo.
En el balance de situación de incluirán en el activo o pasivo según el saldo.
La primera acción a realizar será calcular el informe, para lo que seleccionaremos el periodo que nos interese en la primera mitad de la pantalla: Todo el ejercicio / Periodo acumulado, así como el modelo de informe deseado de entre las guías suministradas (Normal, abreviado, pyme, cooperativa normal y cooperativa abreviado).
Tenga en cuenta que si la contabilidad ya está cerrada los saldos de las cuentas habrán quedado a cero al traspasarlos al nuevo ejercicio por lo que en este caso deberá usar el «Acumulador de periodos» para excluir los asientos del proceso de cierre.
En la segunda mitad de la pantalla se muestran los parámetros elegidos en el último informe calculado, una vez calculado el periodo hay que volver a Calcular listado (botón verde) para que lo ejecute correctamente.
En el caso de que no hayamos seleccionado un Periodo acumulado, al pulsar «Calcular Listado» el programa realizará los cálculos del informe y actualizará las opciones seleccionadas.
El balance de cuentas anuales podrá mostrarse mediante «Listar» que muestra los datos por pantalla y permite exportarlo a una hoja de Excel o «Imprimir» que genera un documento formateado.
También se puede seleccionar la opción de «Desglosar por cuentas a nivel tres» que muestra en la pantalla los saldos de las cuentas que forman parte del balance. Es una opción muy útil para ver la composición del mismo.
Hasta que no se haya realizado la «Regularización de grupos 6 y 7» Marfil mostrará Beneficio o Pérdida como «Provisional». Una vez regularizados, el beneficio o pérdida aparecerán en la estructura del balance dónde esté la cuenta de pérdidas y ganancias.