Desde la opción «Gestión de albaranes de taller» del menú de Ventas – Albaranes, se gestiona (visualizar, crear, editar, borrar, imprimir) la cartera de albaranes o «packing list» (Lista de contenido) como gusta ahora llamar a este venerable documento de entrega de bienes y servicios.
Llamamos «Albaranes de taller» a los que NO gestionan stock, se utilizan generalmente para entregas de servicios, despieces, etc. Pueden incluir cualquier artículo tenga o no gestión de stock.
Hay tres modos diferentes de generar un albarán:
- Con la opción «+ Nuevo registro» desde la pantalla principal.
- Desde un pedido con la opción «Generar albarán»
- Desde el mismo albarán «Importar líneas de pedidos»
La opción primera no difiere nada de la creación de otros documentos, introducimos la serie, fechas y cliente, el programa cargará todos los datos de la ficha del cliente, editamos la cabecera y añadimos las líneas de productos. Se utiliza cuando no hay un pedido previo.
La segunda alternativa, la encontramos desde «Editar» un pedido, en la cabecera disponemos de la opción «Generar albarán» de esta forma se genera un albarán con la totalidad del pedido, si se desea pasar sólo parte, debe usar la tercera opción.
Que nos llevará a la pantalla de albaranes con todos los datos relacionados introducidos.
El albarán generado no está grabado todavía, una vez editado y revisado pulsaremos el botón «Crear» para que Marfil le asigne número y lo guarde.
La tercera opción «Importar líneas de pedidos» está disponible para albaranes nuevos o que ya contienen líneas, accedemos a la última pestaña para seleccionar el/los pedido(s) que queremos añadir.
Con la opción «Buscar» podemos visualizar todos los pedidos del cliente disponibles (no finalizados).
Como de costumbre, seleccionamos una línea y «Aceptamos». Como habitualmente es un sólo documento el que se suele importar, Marfil llenará los dos campos Pedido Desde y Hasta con el mismo número, si se desea importar un rango de pedidos, se indicará el último en «pedido Hasta»
A continuación pincharemos «Buscar líneas»
Marfil presentará entonces una ventana con todas las líneas con cantidades disponibles de los pedidos seleccionados. Nos tenemos que fijar en la columna de la izquierda pues allí seleccionaremos las líneas que queremos traspasar. Pinchando en la marca de la cabecera, las marcaremos todas. También podemos editar el campo cantidad, para indicar las unidades que irán al albarán. Se puede indicar una cantidad a traspasar mayor que la del pedido.
Como es habitual, pincharemos «Aceptar» para validar la selección. El mensaje «Líneas importadas correctamente» nos confirmará el trabajo realizado. Ahora veremos que en la pestaña «Desglose» están las líneas importadas y el total del pedido está calculado. Observará también que la pestaña «Importar líneas de pedidos» ha desaparecido. Si desea repetir la operación, deberá guardar primero los cambios y luego volver a editar el albarán para importar más pedidos.
Deberá como de costumbre pinchar en «Crear» para archivar el albarán. En las líneas (pestaña Desglose) se puede consultar la trazabilidad de las mismas (documento origen y destino si los tiene)
Si pinchamos en «Ver Pedido» se abre una ventana con el documento relacionado, pinchando en su número, se abrirá.
Es importante recordar que en la parte superior de la ventana dispone de varias opciones para la gestión del albarán.
Funcionalidad «Calculadora de Labores». Una opción muy útil para calcular las labores – trabajos que tienen los despieces. Véase la ayuda –> Calculadora de labores
Clonar: Duplica el albarán y nos ofrece la posibilidad de cambiarlo de serie antes de guardarlo. Si el albarán clonado venía de algún pedido, el nuevo no mantendrá trazabilidad con el o los pedidos del clonado.
Generar devolución: Permite generar un albarán de devolución (cantidades negativas) de los productos del documento. Primero presentará una pantalla de selección de líneas donde marcaremos las líneas a devolver y modificaremos las cantidades si no se devuelven por el total.
Al aceptar generará un albarán nuevo del tipo «Devolución» y con las cantidades indicadas en negativo. Es importante indicar el motivo por el que se devuelven los materiales (motivo de rectificación. Tabla Varia 10). ¿Dónde encontramos las tablas varias?.
y como dicho anteriormente buscamos la nº 10
y aquí se dan de alta todos los motivos de rectificación que se deseen para que luego se puedan seleccionar en el albarán.
El albarán generado tendrá el estado inicial predeterminado y como hemos comentado las cantidades en negativo.
Asignar contenedores: Permite asignar contenedores a los albaranes de exportación (packing list).
Hay que asignar los contenedores antes de poner el peso al albarán para que pueda coger los datos correctamente.
La última opción disponible «cambio de estado» le puede ayudar a coordinar el envío con el proceso de facturación, mediante la creación de algún estado intermedio, como «cargado» que puede indicar que ya se puede generar la factura.
Los estados se definen en el menú de «Configuración» – «Estados de los documentos» y la asignación automática (estados al crear y facturar albarán) se configuran en la configuración de la aplicación. Su correcta aplicación da mucho juego para gestionar los documentos.
Como siempre recordar que si al introducir una línea en el documento aparece los signos de interrogación, hay que revisar en la familia del artículo la pestaña «validaciones».
**IMPORTANTE**. Desplazándose entre los campos con el Tabulador, cuando el cursor llega al campo dto. éste vuelve al inicio de la línea y la clonará sin tener que pulsar cualquier otra tecla. Esto es especialmente útil cuando se desea introducir muchas líneas con el mismo concepto, se gana celeridad en el proceso de introducción de líneas.
Como en todas las pantallas tenemos el botón de Imprimir y al lado una flechita, que si pulsamos sobre ella nos muestra todos los formatos de impresión disponibles. Marfil suministra por defecto algunos, pero se pueden configurar los que se deseen. Si pulsamos directamente «Imprimir»:
muestra en pantalla el formato que tengamos predefinido por defecto.
Si pinchamos el desplegable nos muestra los modelos que tenemos.
Pestaña Comerciales
Cliente / Prospecto relacionado. En éste campo se puede introducir Tercero que será un cliente ó prospecto.
¿Qué tratamiento tiene?. Podría interpretarse como un comercial ó agente, pero no es exactamente ésto. Si se trabaja desde el módulo de CRM de Marfil, éste gestiona los Clientes y Prospectos, no los Agentes y Comerciales. Pongamos un ejemplo viendo la captura de pantalla de arriba. En el CRM de Marfil se pueden gestionar Tiendas como Prospectos. Es decir, nuestra empresa puede dejar materiales propios en tiendas y luego facturar directamente al cliente final, no a la tienda. A través del CRM se puede gestionar las visitas a las tiendas y luego optar por facturar la tienda (que debería ser un cliente) ó facturar directamente al cliente final relacionándolo con la tienda.
Pestaña Transporte
Tipo de portes –> Por defecto traerá la configuración que tenga establecida el Tercero en su ficha. En caso de que no tenga ninguna, se podrá seleccionar Pagados / Debidos. Cuando los portes sean pagados (incluidos en el precio de venta de los productos) se solicitará el «coste de portes». si se informa, podrá usarse para deducirlo de la base de la comisión del agente u otros propósitos estadísticos.