Marfil puede trabajar con dos tipos diferentes de artículos:

1. Los propios del negocio de la piedra que tienen un código de producto fraccionado en 5 segmentos o apartados: Familia, Material, Característica, Espesor y Acabado. Permite cualificar totalmente un producto definiendo las partes de las que está formado, con este configurador, se facilita un criterio uniforme para codificar los productos lo que ayuda a tener una información de calidad.
2. Los artículos «Libres» que tienen una codificación más simple, hay que definir la familia, pero los apartados material y características son opcionales y no tienen espesor ni acabado.

Antes de dar de alta un artículo, debemos definir los segmentos que lo componen. El primero de ellos, «Familia» es el más importante pues condiciona el tipo de producto (Bloque, Tabla, General ó Libre), la gestión de stock, unidad de medida, validaciones, etc.

Las descripciones de los artículos se pueden generar en dos idiomas: Descripción Idioma-1 y Descripción Idioma-2 (Los nombres de los idiomas se habrán definido en la Tabla Varia 500 “idiomas descripciones”) (Por ejemplo Castellano e Inglés) Además se genera una descripción abreviada corta que será la utilizada en todos los informes internos de la aplicación.

A cada cliente o proveedor se le puede asociar uno de estos idiomas, con lo que cuando se vaya a crear un documento Marfil tomará la descripción del artículo correspondiente al idioma del tercero (definido en la pestaña Clasificación).

Esta descripción se puede modificar en todas las pantallas, entonces pasa a denominarse “Descripción del documento”, puesto que se guarda con el mismo y es la que se muestra en los formatos impresos de albaranes, facturas, etc..

Resumiendo: La descripción corta o “de reporte” de la ficha de artículos es la que se utiliza en los informes de la aplicación. En los documentos de usuario (albaranes, facturas, etc.) se utilizará la del idioma del tercero.

Finalmente, una vez definidos los componentes del configurador (familia, material, característica, espesor y acabado) en los distintos menús, ya se podrán dar de alta los articulos.

Creación y Edición de Artículos

La pantalla principal se compone de las siguientes pestañas: General, Artículo, Stock, Tarifas de Venta, Tarifa específica de venta, Tarifa de compra, Tarifa específica de compra, Artículo-tercero, Componentes, Almacenes y Ficheros adjuntos:

Para ayudarnos a crear un artículo, Marfil pone a nuestra disposición el Configurador que nos permite combinar los distintos elementos que lo integran  y darlo de alta. Este configurador se mostrará diferente según se haya parametrizado la Familia del artículo. En la figura siguiente vemos el configurador de una familia de productos de piedra, que consta de los 5 segmentos, cuando introducimos la familia, Marfil ajusta la pantalla para pedir o no el resto de segmentos.

En la siguiente figura, vemos un artículo «Libre» cuya familia no tiene ni material ni características. en este caso, el código se compone de los dos dígitos de la familia y un número que introducimos manualmente y que Marfil completa con ceros por la izquierda hasta alcanzar la longitud total del artículo.

Al buscar y/o introducir los segmentos del código de artículo, marfil genera las 3 descripciones en el orden y con los elementos parametrizados en la Familia

La unidad de medida viene de la familia y no se puede cambiar.

**IMPORTANTE**. Hay que rellenar los campos de Descripción Castellano y Descripción Corta para que al buscar los artículos en el selector de presupuestos, pedidos, albaranes… salga la su descripción. Si no se completa la Descripción corta, veremos el artículo en blanco. El campo Descripción Inglés es opcional, sólamente por si queremos imprimir los documentos en otro idioma.

Medidas: Las indicadas aquí serán las que muestre y sugiera el programa al crear cualquier documento (presupuesto, pedido, etc.). Obviamente, sólo se indicarán aquellas que cualifiquen a un producto, por ejemplo, las tablas no tendrán aquí largo ni ancho, pues cada una tendrá una medida distinta, pero en las losas por ejemplo si podremos definirlas. Indicamos también las dimensiones que se podrán editar en los documentos, en el caso de las tablas del ejemplo el largo y el ancho.

NOTA: En la versión «anterior» de Marfil cuando a un producto se le indicaban las 3 dimensiones, largo, ancho y grueso, ya no se podían editar en los documentos. En esta adaptación son estos tres parámetros los que controlarán la edición o no de las dimensiones, de forma que tenemos más flexibilidad al crear productos.

Pestaña «Artículo»:

El Grupo de IVA y la Guía contable, vienen de la familia.

Tipo IVA variable, el campo IVA como norma general no se puede tocar, viene predefinido con su Grupo de IVA, pero si por algún motivo éste artículo puede variar su IVA, marcando éste «check» se habilita el campo en los documentos (presupuestos, pedidos, albaranes…) pudiéndolo cambiar manualmente.

El Grupo de materiales de la tabla de materiales, se pueden modificar para este artículo en concreto. La tabla la podemos encontrar en Gestión –> Configuración –> Grupo de materiales.

Partida arancelaria: Posición en la cual se ubica una mercadería dentro de la Nomenclatura Arancelaria. Se utiliza generalmente para indicar en la factura a los agentes aduaneros que tipo de mercancía es.

Piezas por caja: Este parámetro se utiliza en algunos productos como losas o plaquetas que siempre se expiden con la misma cantidad de piezas por envase (palet o caja). En el campo cantidad de los documentos de Taller se puede llamar a la calculadora de forma que poniendo la cantidad de cajas, multiplicará por el valor aquí indicado para llenar la cantidad de piezas de la línea. En el ejemplo está convirtiendo 100 m2 de 60x30x2 en su equivalente en losas (556).

Kilos por unidad de medida: se utiliza para pesar pedidos y albaranes. Se debe de poner el peso en relación a la unidad de medida para que el programa lo calcule automáticamente.

Rendimiento m2/m3: Se puede utilizar para estimar los m3 necesarios (bloques) para atender una cartera de pedidos. Si no indicamos nada, el programa usará el rendimiento medio indicado en Configurar Programa General/Rendimiento Medio Bloque (m2/m3).

Medida libre: Se puede utilizar en documentos de usuario para no imprimir cantidad ni dimensiones, sólo el total de metros. Ejemplo, rodapié. Como norma general cuando un cliente realiza un pedido indica la cantidad total de metros lineales que necesita. Para que el programa pueda calcular el total necesita multiplicar la cantidad por el largo. Si luego se refleja esa cantidad puede generar confusión.

Labor: Marcaremos así aquellos productos consistentes en elaboraciones, el programa los reconocerá al usar las calculadoras de labores (cantos, taladros, biseles, etc). Las labores se definen en la Tabla Varia 55 Labores – Trabajos (Configuración –>Tablas Varias). De esta forma, distintos productos con precios distintos pueden compartir la misma labor.

Por ejemplo:

Metro lineal de canto pulido 2 cm

Metro lineal de canto pulido 3 cm

Se trata de dos productos distintos, que se facturan a precios distintos, sin embargo ambos se refieren a la misma labor: “Pulir el canto”

Excluir de comisiones: si se marca este artículo no formará parte de la base de la comisión en las liquidaciones de comisiones. Por ejemplo transportes, caballetes, cadenas… documentos tales como Certificado de Origen, Inspecciones para verificación de cargas… que se podrán cargar al cliente final en factura, pero que al Agente / Comercial no le incrementará su comisión.

Artículo comentario: Este tipo de artículos se utilizan para insertar comentarios entre las líneas de los documentos, no tienen gestión de stock ni cantidad ni precio en las líneas de documentos. Además se traspasan al siguiente documento de la secuencia comercial aunque no tengan cantidad. Éste «check» estará operativo cuando el artículo que se vaya a dar de alta pertenezca a una familia de tipo «Libre».

Tiempo estándar de fabricación: Se utilizará en algún informe para obtener la carga de trabajo de los pedidos en curso.

Clasificación de artículo: Están definidas en la T.V. de sistema 2105. Esta clasificación se utiliza para definir el conjunto de artículos utilizables en algunos procesos. Por ejemplo los consumibles y repuestos de las máquinas serán siempre artículos con estas calificaciones.

Pestaña «Stock»

Gestión de Stock: Este campo se hereda de la tabla de familias de productos, aunque se puede modificar para productos concretos. En Marfil los movimientos de stock los generan los albaranes, de los que hay dos tipos: los que mueven (Entregas de stock) y los que no mueven stock (Albaranes de taller).

Un producto con gestión de stock también se podrá comprar y vender en albaranes «No de stock» (Albaranes de taller), sin embargo el que un producto se marque como que no lleva gestión de stock, permitirá utilizarlo en albaranes de stock sin producir movimientos de almacén. Este es el caso de las labores, que no se almacenan, sin embargo se pueden vender junto con otros productos que sí salgan del stock. Es decir, el hecho de marcar un producto con gestión de stock, producirá movimientos de almacén en entregas y recepciones de stock. Productos marcados sin gestión de stock, permitirá incluirlos en las entregas y recepciones de stock sin que se produzcan movimientos de almacén.

Gestión de lotes: En las familias del tipo Bloque o Tabla, la Gestión de stock y Gestión de lote son obligatorias y no se pueden cambiar, tampoco se permite el stock negativo cuando se utiliza la gestión de lote.

Para los artículos del tipo General, la Gestión de lotes puede ser:

Sin Gestión – Lote Opcional – Lote Obligatorio

• Sin gestión: Para artículos que son siempre iguales y sólo se pretende saber el número de unidades almacenadas, generalmente se utiliza en el almacenaje de repuestos, utillajes, etc. Coloquialmente a este método le llamamos stock de “balsa o piscina” pues entran y salen de la misma pero los que hay dentro no sabes por donde han entrado (proveedor y documento). En Marfil clásico le llamábamos “Lote único”
• Lote opcional: Para artículos de los que se quieran controlar algunas partidas.
• Lote obligatorio: El más indicado pues tiene la máxima trazabilidad, de cada pieza sabemos todo su historial. Cuando se haga una recepción de stock, el sistema pedirá número de lote, sino se le asigna no deja guardar la recepción.

Stock negativo autorizado: sólo se permite cuando no hay gestión de lote. Ésta opción generalmente se utiliza para trabajar con artículos por unidad. Se dan de alta 30 botes de silicona, éste artículo tiene la propiedad «Gestión de Stock» y se marca como «Sin Gestión de Lote». Conforme se vayan entregando se irán dando de baja, pero puede darse el caso de que el programa marque que quedan «0» botes de silicona pero físicamente hay uno en la estantería. Puede haberse debido a un error a la hora de venderlo. Marcando ésta opción de «Stock negativo autorizado» el sistema permite hacer la entrega y luego ya se comprobará que pasó con él para regularizarlo en el almacén.

Lote fraccionable: Esta propiedad se hereda de la familia, aunque se puede gestionar para artículos concretos. En los productos como losas en los que hay una cantidad de piezas en un lote (cajón), este parámetro controla si se puede vender una parte o hay que entregar el lote entero. Tablas y bloques obviamente nunca son fraccionables. Para poder dar salida (venta o producción) a un lote no fraccionable está el proceso «división de lote»

Stock de seguridad: En metros / En piezas. Aquí indicamos de que forma vamos a gestionar los stocks de seguridad (mínimos y máximos) si en unidades «En piezas» o «En metros» (cuadrados, lineales, cúbicos…) El valor por defecto es «En metros». Es tradicional gestionar el stock de algunos productos por unidades aunque se facturen en metros (por ejemplo los materiales sintéticos y cerámicos que se fabrican en tablas de dimensiones fijas y conocidas).

Stock mínimo y Stock máximo: Valores mínimo y máximo que Marfil considera como el mínimo stock de seguridad. Se expresan en la unidad de medida del producto, m2, m3, ml, ud. (En metros) o por unidades (En piezas). Estos son los valores mínimos y máximos del stock para todos los almacenes, aunque luego en la pestaña «Almacenes» podemos crear excepciones para algún almacén en concreto.

En la imagen de ejemplo el stock de seguridad se ha configurado «En metros» mínimo 100 m2 y máximo 250 m2, cuando al hacer una entrega de stock baje de este valor el programa sacará una pantalla de aviso y grabará la rotura de stock en el registro «Diario roturas de stock».

Visible en la web. Es un parámetro que muestra u oculta el stock de ese artículo a las conexiones de usuario-cliente, se utilizará sobre todo para marcar los artículos suministros o repuestos de los que se lleve gestión de stock y no quiera hacer visibles para otros. Es decir los artícuos marcados como no-visibles no se mostrarán en las consultas públicas de clientes.

Artículo de negocio es un simple filtro de propósito estadístico.

Movimientos: Muestra la última entrada y la última salida del producto en el stock. Esta fecha se utilizará para calcular la antigüedad de un producto. Se puede abrir el documento.

Pestaña «Tarifas de venta»

Aquí se solicitan el precio mínimo de venta (informativo) y las tarifas de SISTEMA creadas en el menú “Tarifas”. En la imagen podemos ver que está solicitando el “Precio Almacenistas” y el “Precio de venta” que son las dos tarifas de sistema creadas.

Pestaña «Tarifa específica de venta»

Marfil trabaja con tarifas de “sistema” y tarifas específicas. Las de sistema están disponibles para todos los clientes y productos. Las específicas pueden ser de algunos productos y enlazarse a algunos clientes. Aquí se mostrarán o editarán los precios.

Pestaña «Tarifas de compra»

Los precios de esta pestaña, pueden informarse manualmente aquí, aunque pueden completarse desde las opciones de los albaranes de compra. Hay una utilidad para actualizar (Stock –> Configuración –> Actualizar precios de coste) estos campos automáticamente en base a calcular las medias del periodo de compras deseado.

Precio materia prima: Es lo que se le paga al proveedor por el producto.

% Merma: Desperdicio que tenemos al fabricar, hay informes de fabricación que nos pueden calcular esa merma, pero la que aquí indiquemos la utilizará el programa para calcular el stock disponible, por ejemplo si tenemos pedidos de chapados por 100 m2, pero hemos indicado que el producto chapados tiene una merma del 20% necesitaremos 120 m2, esto permite calcular el stock de tabla necesario después de descontar los materiales de la cartera de pedidos.

Coste Materia Prima: Campo calculado del Precio Materia Prima + Merma.

Gastos Adicionales: Coste Elaboración Material, Coste de Portes y Otros costes:

Costes indirectos: Se pueden definir en la Tabla Varia 60 – Costes variables por periodo (Configuración/Tablas Varias), aunque en esta versión todavía no hay una aplicación estándar, se hace a la medida de cada empresa.

Coste de adquisición: De la suma de todos los valores anteriores obtenemos el coste de adquisición de los productos, que es el que utilizaremos normalmente para valorar el material consumido en fabricación.

Tarifas – Precio de compra: En este caso es la tarifa de compra de sistema, se mostrarán aquí.

Pestaña «Tarifa específica de compra»

Aquí se mostrarán y podrán editar los precios si en la gestión de tarifas – compras – se ha definido alguna.

Pestaña «Artículo-tercero»

Aquí se pueden almacenar los códigos y descripciones que algunos de nuestros proveedores o clientes utilizan para el mismo artículo. Aunque se puede llenar manualmente, la importación de un albarán digital del proveedor puede importarlos de forma automática. Proceso a implementar en futuras versiones del programa.

Pestaña «Componentes»

Los componentes son los artículos que componen el artículo principal, por ejemplo los artículos de los que está formada una encimera, se introducen los códigos, la cantidad de piezas o trabajos y opcionalmente una merma o desperdicio expresada en porcentaje que incrementará el precio del componente en ese valor. Las dimensiones se añadirán en el proceso de cálculo del presupuesto que es el proceso donde generalmente usaremos los artículos compuestos.