La previsión de cobros y pagos registra todo el ciclo de gestión del cobro o pago de una factura o gasto. Envío o recepción de cheques, pagarés, negociación de los mismos, control del riesgo de los clientes, ocupación del riesgo bancario, periodificación de pagos previstos, etc.
El funcionamiento de la previsión de basa en que cada registro está en un estado que llamamos “Situación” ej: Pendiente de cobro, Pagado, En cartera, Etc. Esta situación, no es fija, sino que recogerá los cambios que se producen en la gestión. Con cada cambio de situación, mediante asignación de cartera ó movimientos de tesorería, podemos dejar el reflejo contable en el diario generando un asiento contable.
Los cambios de situación y acciones asociadas se definen en lo que llamamos “Circuitos de tesorería”. Mediante estos circuitos podemos configurar el asiento contable que deseamos generar con cada cambio de situación y los datos auxiliares que debemos introducir. Se pueden dar ciertas casuísticas en los que no se requiera realizar asiento contable, solamente cambiar de situación.
Lo primero que deberemos diseñar serán nuestros circuitos contables o acciones que deseamos realizar para cobros y pagos y luego configurar los “Circuitos de tesorería” necesarias para gestionarlos.
La gestión de la tesorería se realiza mediante dos registros principales.
Previsión de cobros y pagos
Cartera de cobros y pagos.
Y un registro auxiliar “Remesa de cobros y pagos”
La previsión es la entrada natural de cobros y pagos a la tesorería y pueden venir de:
- Registro de IVA (Soportado y Repercutido)
- Facturas de compra y venta.
- Entradas directas
- Entradas a conciliar con Factura.
- Entradas a conciliar con asientos.
Los registros de previsión únicamente estarán en las situaciones iniciales de “pendiente de cobro” o “pendiente de pago” y cuando se cobre/pague completamente en “pagado” todas las demás operaciones (remesas, cobros, etc.) se gestionan mediante los registros de cartera.
En previsión entran todos los registros en las situaciones Pdte. cobro ó Pdte. pago (O pagado desde una factura cobrada/pagada) es decir las situaciones marcadas como inicial cobros o inicial pagos en la tabla de situaciones.
En PREVISION sólo se gestionan los registros en situación Inicial de cobros (Pdte. cobro), inicial pagos (Pdte. pagos) y pagado. En el registro de CARTERA se generan y tratan el resto de las situaciones.
La situación del registro de previsión se actualiza con los movimientos de cartera, cuando la asignación es total. Ejemplo:
Un cliente debe una factura de 1.000 € y la tenemos en situación pendiente de cobro. Éste cliente nos hace un primer pago de 500 € mediante un cheque. Generaremos un registro de cartera, pero en la previsión de cobros nos sigue apareciendo en situación pendiente de cobro, porque todavía nos debe 500 €. Una vez el cliente nos envíe el resto hasta completar el total, tendremos otro registro de cartera y la situación en la previsión de cobros pasará a Cartera y ya no estará en pendiente de cobro, porque la asignación es total.
Los registros de previsión pueden estar en tres estados que cambian según se vaya negociando el importe del registro.
Inicial (ningún importe asignado)
Cubierto parcial (se ha negociado parte del vencimiento)
Cubierto total (se ha negociado la totalidad o resto del vencimiento)
Hay dos procesos para tratar la gestión de tesorería:
El proceso de “Asignación de cartera” asigna importes totales o parciales de uno o varios registros de previsión del mismo tercero para su negociación creando el correspondiente documento resultante en cartera.
Movimientos de tesorería trata ya todo el ciclo de los documentos consolidados (negociación y descuento, cobro, pago, impagados, etc.)
Entendemos por «documentos consolidados» aquellos que ya no van a dividirse ni agruparse y entran ya en el circuito de negociación y descuento.
En la pantalla de la previsión de cobros, podemos ver los registros con su referencia, el origen y número de documento, cliente y nombre, importe del vencimiento original, el importe asignado y si se ha cubierto total o parcialmente y el estado actual. Una vez está cubierto total, en previsión ya no se gestiona la situación, si no que hay que seguirlo en los registros de cartera. En previsión puede recoger el primer cambio a cartera, pero para nuestro control sólo nos interesan los registros pendientes de cobro y cuando ya se han pagado completamente la situación «Pagado». Las situaciones intermedias (P.ej. remesa, pagaré enviado), no tienen porqué quedar reflejadas en el registro de previsión.
Ejemplo:
Se emite una factura FRA-25-0037 con un vencimiento total de 31.173,74 €. Cuando esa factura se contabiliza entra directamente en la PREVISIÓN DE COBROS en situación PENDIENTE DE COBRO.
Durante el “ciclo de vida” de la factura suceden diversos acontecimientos. Éstos diversos acontecimientos se tratan en CARTERA. El cliente envía un primer pagaré de 5.000 € y posteriormente otro pagaré de 3.500 €. Éste segundo pagaré se va a cobrar “ipso-facto”. En CARTERA se han generado dos registros. Uno por los 5.000 € y otro por los 3.500 €. Como se han cobrado los 3.500 €, la situación de este registro es PAGADO, mientras que el registro de 5.000 € sigue en situación CARTERA, ya que todavía no se ha llevado al cobro.
A continuación vamos a ver gráficamente como quedan los procesos en la Previsión de cobros y en Cartera:
Explicación Punto 1 (Previsión de cobros).
Columna Importe Vto. –> Total de la factura.
Columna Importe Asignado –> Suma de los diferentes documentos de Cartera.
Columna Pagado –> Totalidad de los documentos en situación pagado.
La situación de la FRA-25-0037 es todavía PENDIENTE DE COBRO. Esta situación cambiará a PAGADO cuando la columna PAGADO coincida con el importe de la factura. Cuando esto ocurra, el Estado cambiará a “Cubierto total”.
Explicación Punto 2 (Cartera).
Aquí se registran todos los procesos intermedios del “ciclo de vida” de la factura.
Podríamos resumir el funcionamiento de la siguiente manera:
Previsión de cobros / pagos –> Se obtiene una visión global del ciclo de vida de la factura.
Cartera –> Se registran los procesos intermedios entre la situación Inicial (Pendiente de Cobro – Pendiente de Pago) y la situación final PAGADO.
Y luego con éste listado de Consulta de tesorería se obtiene la previsión y la Cartera juntas.
Tanto en la previsión de cobros / pagos podemos introducir cuentas contables de las cuales esperemos recibir un cobro o preveer un pago. Manualmente se pueden introducir registros con cuentas contables que no sean de Terceros.
Solamente sirve para tener previsión del cobro ó pago, éstos registros no se pueden gestionar ni en los movimientos de tesorería ni en las asignaciones de cartera. Cuando se presente esta circunstancia genere el asiento contable manualmente y cambie de situación manualmente la previsión, editando el registro.
