El último paso del circuito de Gestión es la contabilización de la factura. El proceso de contabilización es tan sencillo como pulsar el botón «Contabilizar».
La información de gestión genera tres registros diferentes en el módulo de contabilidad: asientos contables, registros de IVA y la previsión de cobros / pagos. Cada uno de estos registros tiene un cometido específico. Del diario se obtiene la información financiera de la empresa, el registro de IVA se encarga de mantener las buenas relaciones con la agencia tributaria y la previsión de cobros y pagos se ocupa de gestionar la tesorería de la empresa, todos los derechos de cobros y las obligaciones de pagos. Estos tres registros se gestionan de forma independiente pero coordinada.
Para que Marfil genere todos estos registros automáticamente tenemos que reunir unos requisitos previos. La configuración de estos parámetros puede ser una tarea un tanto laboriosa, pero solamente se realiza una vez, luego el programa trabaja de forma automática.
Tareas a considerar:
Revisar las fichas de Clientes / Proveedores / Acreedores. Hay que asegurarse que en la pestaña Facturación los campos Tipo de Factura Habitual, Régimen de IVA y Grupo de IVA están debidamente cumplimentados.
Revisar las fichas de los artículos. Confirmar que en la pestaña Artículo estén debidamente cumplimentados los campos Grupo de IVA y Guía Contable.
El grupo de IVA informa al programa del IVA que tiene el artículo: normal, reducido o superreducido. La guía contable se utiliza para indicar la cuenta contable en la que queremos registrar el artículo cuando se compra o cuando se vende, aunque también permite indicar las cuentas según el régimen de IVA del tercero. Es una forma de generalizar las cuentas a utilizar al no tener que indicar las mismas para cada artículo que utilicemos, en su lugar usamos una «Guía contable» que nos permite asignar las mismas cuentas a muchos artículos.
Además de los asientos generados automáticamente desde gestión, se pueden introducir asientos en el diario contable de forma manual, por ejemplo los asientos de nóminas son registros que se introducen de esta forma en el diario.
Como en la mayoría de partes del programa nos presenta en formato «grid» asientos introducidos con anterioridad.
Contabilización de facturas
La totalidad de las facturas de venta se iniciarán y seguirán todo el ciclo de gestión habitual de presupuesto, pedido, entrega/albarán y factura pudiendo «entrar» al circuito en cualquiera de los tres primeros pasos. De aquí, como hemos indicado pasarán mediante el botón «Contabilizar» al registro de IVA repercutido.
Las facturas de compras pueden llevar el mismo circuito que las de venta si queremos gestionar el stock o los precios de compra, en estos casos seguirán todo el circuito de gestión de compras. Pero de algunas compras realmente sólo queremos gestionar la deuda con el proveedor, como alquileres o servicios, en este caso podremos introducirlas directamente en el Registro de facturas IVA Soportado
Hay que ser cuidadoso a la hora de introducir las fechas en los documentos para que después el sistema lo registre correctamente. El sistema puede lanzar el mensaje de aviso que aparece en la captura de abajo. Si salta éste mensaje hay que revisar las fechas introducidas en los documentos. Como norma general un albarán siempre llevará una fecha igual ó anterior que una factura y la fecha de registro llevará una fecha igual ó posterior a una fecha de factura.
De los registros de IVA soportado y repercutido se obtiene la información de los libros de IVA y los modelos fiscales 303, 347 y 349.
Pasos a seguir para obtener los listados.
1º. Calcular periodo de IVA. Calcular periodo de IVA.
2º Listado IVA Calculados. Listado de IVA calculados
3º Listar el modelo Fiscal.
